Czy plan urlopów jest wiążący dla pracownika?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi, tj. osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Każda z tych osób nie może się zrzec tego prawa, urlop zatem nie tylko przysługuje pracownikowi, ale jest wręcz „obowiązkowy”. Co ciekawe, Kodeks pracy określa również zasady tworzenia planu urlopów. Sprawdzamy, co przepisy prawa mówią na temat ewidencji urlopów – czy jej zapisy są wiążące dla pracownika? Kto ją tworzy? Jak wygląda możliwość rezygnacji z dotychczasowego terminu?

Jak powstaje ewidencja urlopów?

Ewidencja urlopów (inaczej: plan urlopów) jest prowadzona przez pracodawcę. Osoby przez niego wskazane tworzą ją na podstawie wniosków pracowników. Co istotne, Kodeks pracy wskazuje również, że pracodawca podczas tworzenia planu urlopów musi wziąć pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 §1).

Oznacza to, że jeśli terminy dni wolnych, o których „zajęcie” wnioskują zatrudnieni mogą doprowadzić do zaburzenia płynności działania przedsiębiorstwa, wnioski mogą zostać odrzucone. Nie trzeba się jednak martwić o to, że w takim przypadku cały dział, konkretne osoby czy ta „jedna kolidująca” muszą zrezygnować z urlopu. Konieczne będzie tylko przesunięcie jego terminu – mówiąc najprościej: dogadanie się ze współpracownikami i ustalenie w ich gronie takiego planu swojego wolnego, by w jego terminie było w pracy tyle osób, ile wymaga tego normalny tok pracy.

Zasady wysyłania wniosków urlopowych

Kodeks pracy nie określa, z jakich elementów powinien składać się wniosek urlopowy, a także jaką drogą być dostarczany. Przepisy nie definiują również terminu złożenia wniosku oraz jego rozpatrzenia przez pracodawcę. Procedury te ustala zatem sam przedsiębiorca. W zdecydowanej większości firm pracodawcy udostępniają pracownikom dokumenty wniosków urlopowych w formie szablonów do uzupełnienia.

Wnioski mogą być składane w formie fizycznej, mejlowej lub w pełni online, np. przy pomocy narzędzia: Ewidencja urlopów w systemie tomHRM. To zdecydowanie najwygodniejsza opcja, pracodawca otrzymuje bowiem prośbę do akceptacji lub odrzucenia natychmiast po jej wysłaniu przez pracownika, a ten dostaje odpowiedź od razu po tym, jak przełożony jej udzieli. Tym samym żadna ze stron nie musi długo czekać i znika ryzyko ominięcia któregoś ze wniosków.
Ewidencja urlopów online nie wymaga pilnowania i wypełniania rubryk w Excelu czy przepisywania do nich danych z fizycznych albo mejlowych wniosków pracowniczych. Grafik dni wolnych wypełnia się automatycznie po ich akceptacji przez przełożonego, może również zawierać informacje o innych nieobecnościach. tomHRM pozwala na integrację grafiku z kalendarzem Google oraz Outlook, a także filtrowanie nieobecności według działów, rodzajów urlopów czy lokalizacji.

Testuj plan urlopów online bezpłatnie i bez zobowiązań przez 30 dni >>

Czy plan urlopów jest obowiązkowy i wiążący?

Jak wskazują przepisy:

W praktyce oznacza to, że pracodawca ma obowiązek stworzyć ewidencję urlopów, a następnie udostępnić ją zatrudnionym. Z zapisów tych wynika również, że plan urlopów jest wiążący dla obu stron, jak jednak wskazaliśmy wcześniej, sam wniosek może zostać odrzucony, jeśli termin nieobecności określony przez pracownika zaburzałby normalny rytm pracy przedsiębiorstwa bądź jego działu.

Przepisy przewidują jednak możliwość zmiany planu urlopowego, a także całkowitej rezygnacji z jego tworzenia i prowadzenia.

Kiedy plan urlopów nie musi być prowadzony?

Pracodawca nie musi ustalać planu urlopów, jeśli wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa (Kodeks pracy, art. 163. § 11.). Nie oznacza to natomiast, że zostaje tym samym zwolniony z obowiązku udzielenia pracownikom wypoczynkowych dni wolnych. Zmienia się tylko forma zarządzania urlopami. Jeśli w danej firmie plan urlopów nie będzie prowadzony, terminy są ustalane ustnie lub pisemnie (np. mejlowo) podczas rozmowy pracodawcy z pracownikiem. Pozostałe przepisy obowiązują w takim samym zakresie, czyli kierownik może odmówić udzielenia wolnego w danych dniach, jeśli zaburzałby on standardowy rytm pracy, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Zasady przesunięcia terminu urlopu

Możliwość zmiany terminu urlopu określa art. 164. Kodeksu pracy. Przepisy wskazują, że przesunąć może go zarówno pracownik, jak i pracodawca, w obu przypadkach z ważnych przyczyn. Te nie zostały zdefiniowane w przypadku zatrudnionych, co pozostawia spore pole do interpretacji przepisu przez obie strony. Z kolei pracodawca może przesunąć termin urlopu w sytuacji, gdyby nieobecność pracownika miała spowodować „poważne zakłócenia toku pracy”. Przepisy nie wskazują jednak, jak wcześnie należy wnioskować o przesunięcie terminu urlopu (i przez pracownika, i pracodawcę).

Godna uwagi jest również treść art. 165. Kodeksu pracy, która mówi o obligatoryjnym przesunięciu terminu urlopu przez pracodawcę, jeśli pracownik nie może skorzystać z wolnego w zaplanowanych dniach z przyczyn „usprawiedliwiających nieobecność w pracy”. Te także nie są w pełni zdefiniowane, ale ustawa wskazuje konkretne sytuacje, w których artykuł ten musi znaleźć zastosowanie („a w szczególności z powodu”):

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Zasady odwołania pracownika z urlopu

Pracodawca ma także możliwość wezwać do pracy osobę, która już przebywa na urlopie. Wskazuje na nią art. 167. omawianej ustawy, co jednak istotne, jego treść określa konkretny przypadek, w którym pracodawca może odwołać urlop zatrudnionego, a także konsekwencje takiego działania. Możliwość odwołania pracownika z urlopu przysługuje wyłącznie, gdy jego obecność w pracy jest wymagana przez okoliczności, które nie zostały przewidziane w chwili rozpoczynania „wolnego”. Co więcej, jeśli pracownik na skutek odwołania urlopu poniesie jakieś koszty, np. niewykorzystanego karnetu czy dób hotelowych, przedsiębiorca będzie musiał je pokryć.