Jak przygotować firmę na przyjęcie stażysty

Rekrutujesz stażystów? Pamiętaj, by zaplanować ich pobyt w firmie, tak by byli zadowoleni z praktyk, a firma faktycznie miała korzyść z organizacji stażu. Sprawdź, jak efektywnie przygotować onboarding stażysty.

Wdrożenie stażysty do pracy

Onboarding osoby na stażu to ogromnie ważny krok, który decyduje o tym, czy stażysta zachowa zapał i zaangażowanie. Przygotowując program tego jak wdrożyć stażystę lub praktykanta do pracy, pamiętaj, że:

• Stażysta ma małe bądź żadne doświadczenia zawodowe – nie potrafi korzystać z aplikacji biznesowych, nie rozumie żargonu biurowego, nie wie jak się zachować, jak ubrać i co do kogo można powiedzieć. To, jak będzie się zachowywał w pracy jest wypadkową tego, jak został wychowany, jakie ma doświadczenia z okresu studiów, a nawet tego jakie seriale oglądał. Zasady pracy dla stażysty powinny obejmować wszystko. Od dress code po informacje, że nie odgrzewa się ryby w firmowej mikrofali i w jaki sposób tytułuje się profesjonalne maile. (więcej o tym jakie dane warto włączyć w onboarding młodych pracowników)
• Stażysta nie zna prawa pracy – nie wie jakie ma obowiązki i co mu przysługuje. Warto mu dać dostęp do łopatologicznie wyjaśnionych wszelkich kwestii spornych. Można również pójść krok dalej i przygotować go do przyszłej pracy dając mu podstawy prawa pracy. Będzie wdzięczny.
• Stażysta urodził się w świecie social media. Dlatego jednym z żelaznych punktów onboardingu powinna być polityka social media. Młode osoby, które nie mają jeszcze biznesowej ogłady popełniają ogromnie wiele błędów w tym obszarze – a przecież można tego uniknąć.
• Nie zakładaj, że coś jest oczywiste – dla stażysty prawdopodobnie nie jest. Nie chodzi o to, by traktować go jak osobę nie mającą o niczym pojęcia, ale by dać mu opcję na rozwianie wszystkich wątpliwości. Świetnie nada  się do tego culture book oraz różnego rodzaju prezentacje i dokumenty, które może sam przeczytać, a następnie zadać pytania. Jeśli masz system do onboardingu pracowników, możesz włączyć je w kolejne kroki ścieżki – dzięki temu przełożony stażysty wie, z czym stażysta się już zapoznał. Dokumenty możesz umieścić w intranecie, a dodatkowo warto sprawdzić czy stażysta się z nimi zapoznał i poprawnie zrozumiał, organizując test czy ankietę w systemie do ankiet pracowniczych.

Co przygotować przed pierwszym dniem pracy praktykanta?

Sukces programu stażowego zaczyna się na długo przed pierwszym dniem pracy stażysty. Właściwe przygotowanie jest kluczowe, by młody talent poczuł się doceniony i mógł szybko wdrożyć się w obowiązki. Oto najważniejsze elementy, o których należy pamiętać.

Preonboarding stażysty warto zacząć już od momentu poinformowania go o dołączeniu do programu praktyk.

Co warto uwzględnić:

• Wyślij oficjalny e-mail powitalny z gratulacjami
• Przygotuj pakiet informacyjny zawierający:
  • Plan pierwszego dnia/tygodnia
  • Mapę biura/informacje o lokalizacji
  • Dane kontaktowe do opiekuna/mentora
  • Informacje o dress code i kulturze organizacyjnej
  • Przydatne materiały przygotowujące do podjęcia obowiązków
• Zachęć stażystę do kontaktu w razie pytań lub wątpliwości
• Rozważ wysłanie firmowego welcome packu (gadżety, notes, długopis)
• Wyznacz i przygotuj buddiego (opiekuna stażu), który będzie czuwał nad praktykantem przez cały okres stażu.

Stażyści chcą się wykazać!

Jeśli wykonaliście rekrutację dobrze, to wśród waszych praktykantów będą jedynie zmotywowani i chętni do pracy ludzie, którzy chcą się wiele nauczyć i jak najlepiej wykorzystać czas. Muszą zatem mieć poczucie, że mają zadania odpowiedzialne i samodzielne. Jednocześnie nie mogą to być zadania zbyt trudne (identyczne jak w przypadku osób pracujących), bo wtedy stażysta ma poczucie tego, że jest wykorzystywany do regularnej pracy, za którą powinien dostawać identyczne z pracownikiem wynagrodzenie.

Niektórzy stażyści mają odwagę by z inicjatywą dopytać o to, czy są dla nich jakieś zadania. Inni, siedzą grzecznie i czekają na przydział puli obowiązków. Jeśli zatem chcesz by zawsze mieli co robić i mogli się wykazywać, warto:

• Włączyć ich w system zarządzania zadaniami, który będzie informował przełożonego o zakończeniu przez stażystę poszczególnych zadań,
• Przygotować bazę różnych rodzajów zadań do wykonania, z której stażyści będą mogli dowolnie korzystać wykonując dodatkowe zadania w wolnym czasie. Pamiętaj o tym, by takie „dodatkowe zadania” również oceniać.

Gadżety na powitanie i pożegnanie stażysty

Młodzi ludzie kochają gadżety. Można powiedzieć, że je uwielbiają. Widać to nawet po tym, jak szybko w czasie studenckich Targów Pracy znikają nawet najprostsze materiały reklamowe.

Nie zapomnij przygotować zestawu powitalnego! Na pewno przyda się stażyście własny kubek, podkładka pod myszkę i firmowy plecak bądź torba. Dobrze przygotowane gadżety wylądują nad Insta, Snapie i Fejsie. I oczywiście zobaczą je inni studenci.

Warto również przygotować prezent pożegnalny – świetnie sprawdzi się książka, wejściówka na konferencje tematyczną czy rozwojowa biznesowa gra planszowa.

Ocena pracy stażysty

Stażysta chce wiedzieć, jak pracował i czy firma jest z niego zadowolona. Co powinien poprawić, nad czym się skupić. Ocenę możesz przeprowadzić dokładnie tak, jak robisz to z regularnymi pracownikami. W przypadku staży naprawdę warto pokusić się o ocenę 270 stopni. Dlaczego? Bo stażysta ma świeże oko, perspektywę najmłodszego pracownika (dzięki temu wiemy, co interesuje najmłodsze pokolenie i możemy firmę na to przygotować). Dodatkowo stażysta wychodząc z firmy, jest bardziej otwarty na to, by udzielić informacji szczerze. Będzie też zachwycony tym, że sam dostanie profesjonalną „zupełnie dorosłą” ocenę swojej pracy i zachowania w pracy.

Opinia od stażysty przed, w trakcie i po zakończeniu stażu

Każda osoba rozpoczynająca pracę w danej firmie, ma swoje oczekiwania. O ile jednak pracownik z doświadczeniem wie mniej więcej czego się może spodziewać, o tyle stażyści i praktykanci, zwłaszcza tacy, którzy jeszcze nigdy nie pracowali, mogą mieć bardzo zróżnicowane oczekiwania i wiedzę. Aby właściwie nimi pokierować, warto zbadać ich oczekiwania jeszcze zanim przyjdą na pierwszy dzień do pracy.

Tak jak w przypadku onboardingu, tak i w trakcie realizacji kilkumiesięcznego stażu warto zapytać stażystę o to, jak mu się pracowało oraz czy staż spełnił jego oczekiwania. Warto również zmierzyć Net Promotor Score (czyli na ile byłby skłonny polecić staż swoim kolegom z uczelni). Ankieta może być świetnym sposobem na to, by zebrać informacje pozwalające ci poprawić program stażu w przyszłym roku .

Opinię możesz zebrać ankietą – najwygodniej elektroniczną.

Utrzymywanie kontaktu z byłymi stażystami

Stażysta który był w twojej firmie na stażu, niekoniecznie będzie w przyszłości pracownikiem firmy, ale może być:

• Klientem
• Kontrahentem jeśli zacznie pracować w firmie, która jest partnerem twojej firmy,
• Osobą rekomendującą do pracy w Twojej firmie innych studentów czy pracowników.

Jeśli nawiązałeś kontakt, to go nie trać!

Warto co jakiś czas napisać maila do byłego stażysty – poinformować go o zmianach w firmie, nowych wakatach lub nawet po prostu życzyć powodzenia przed sesją egzaminacyjną. Jeśli korzystasz z systemu HR takie powiadomienia możesz wysłać automatycznie przez mailing.