Jak przygotować firmę na przyjęcie stażysty

Onboarding stażysty

Kwiecień i maj to nie tylko okres rekrutacji stażystów. To również świetny moment na to, by zaplanować ich pobyt w firmie, tak by stażyści byli zadowoleni z praktyk, a firma faktycznie miała korzyść z organizacji stażu.

Wdrożenie stażysty do pracy

Ogromnie ważny krok, który decyduje o tym, czy stażysta zachowa zapał i zaangażowanie. Przygotowując program tego jak wdrożyć stażystę do pracy, pamiętaj, że:

Stażysta ma małe bądź żadne doświadczenia zawodowe – nie potrafi korzystać z aplikacji biznesowych, nie rozumie żargonu biurowego, nie wie jak się zachować, jak ubrać i co do kogo można powiedzieć. To, jak będzie się zachowywał w pracy jest wypadkową tego, jak został wychowany, jakie ma doświadczenia z okresu studiów, a nawet tego jakie seriale oglądał. Zasady pracy dla stażysty powinny obejmować wszystko. Od dress code po informacje, że nie odgrzewa się ryby w firmowej mikrofali i w jaki sposób tytułuje się profesjonalne maile. (więcej o tym jakie dane warto włączyć w onboarding młodych pracowników)

Stażysta nie zna prawa pracy – nie wie jakie ma obowiązki i co mu przysługuje. Warto mu dać dostęp do łopatologicznie wyjaśnionych wszelkich kwestii spornych. Można również pójść krok dalej i przygotować go do przyszłej pracy dając mu podstawy prawa pracy. Będzie wdzięczny.

Stażysta urodził się w świecie social media. Dlatego jednym z żelaznych punktów onboardingu powinna być polityka social media. Młode osoby, które nie mają jeszcze biznesowej ogłady popełniają ogromnie wiele błędów w tym obszarze – a przecież można tego uniknąć.

Nie zakładaj, że coś jest oczywiste – dla stażysty prawdopodobnie nie jest. Nie chodzi o to, by traktować go jak osobę nie mającą o niczym pojęcia, ale by dać mu opcję na rozwianie wszystkich wątpliwości. Świetnie nadadzą się do tego różnego rodzaju prezentacje i dokumenty które może sam przeczytać, a następnie zadać pytania. Jeśli masz system do onboardingu pracowników, możesz włączyć je w kolejne kroki ścieżki – dzięki temu przełożony stażysty wie, z czym stażysta się już zapoznał.

Jeśli nie masz narzędzia do onboardingu pracowników, to … no coż – po prostu do nas napisz (ale możesz też wykorzystać zwykłe dokumenty, choć zaufaj nam,  z systemem jest prościej).

Stażyści chcą się wykazać!

Jeśli wykonaliście rekrutację dobrze, to wśród waszych praktykantów będą jedynie zmotywowani i chętni do pracy ludzie, którzy chcą się wiele nauczyć i jak najlepiej wykorzystać czas. Muszą zatem mieć poczucie, że mają zadania odpowiedzialne i samodzielne. Jednocześnie nie mogą to być zadania zbyt trudne (identyczne jak w przypadku osób pracujących), bo wtedy stażysta ma poczucie tego, że jest wykorzystywany do regularnej pracy, za którą powinien dostawać identyczne z pracownikiem wynagrodzenie.

Niektórzy stażyści mają odwagę by z inicjatywą dopytać o to, czy są dla nich jakieś zadania. Inni, siedzą grzecznie i czekają na przydział puli obowiązków. Jeśli zatem chcesz by zawsze mieli co robić i mogli się wykazywać, warto:

• Włączyć ich w system zarządzania zadaniami, który będzie informował przełożonego o zakończeniu przez stażystę poszczególnych zadań,
• Przygotować bazę różnych rodzajów zadań do wykonania, z której stażyści będą mogli dowolnie korzystać wykonując dodatkowe zadania w wolnym czasie. Pamiętaj o tym, by takie „dodatkowe zadania” również oceniać.

Gadżety na powitanie i pożegnanie stażysty

Młodzi ludzie kochają gadżety. Można powiedzieć, że je uwielbiają. Widać to nawet po tym, jak szybko w czasie studenckich Targów Pracy znikają nawet najprostsze materiały reklamowe.

Nie zapomnij przygotować zestawu powitalnego! Na pewno przyda się stażyście własny kubek, podkładka pod myszkę i firmowy plecak bądź torba. Dobrze przygotowane gadżety wylądują nad Insta, Snapie i Fejsie. I oczywiście zobaczą je inni studenci.

Warto również przygotować prezent pożegnalny – świetnie sprawdzi się książka, wejściówka na konferencje tematyczną czy rozwojowa biznesowa gra planszowa.

Ocena pracy stażysty

Stażysta chce wiedzieć, jak pracował i czy firma jest z niego zadowolona. Co powinien poprawić, nad czym się skupić. Ocenę możesz przeprowadzić dokładnie tak, jak robisz to z regularnymi pracownikami. W przypadku staży naprawdę warto pokusić się o ocenę 270 stopni. Dlaczego? Bo stażysta ma świeże oko, perspektywę najmłodszego pracownika (dzięki temu wiemy, co interesuje najmłodsze pokolenie i możemy firmę na to przygotować). Dodatkowo stażysta wychodząc z firmy, jest bardziej otwarty na to, by udzielić informacji szczerze. Będzie też zachwycony tym, że sam dostanie profesjonalną „zupełnie dorosłą” ocenę swojej pracy i zachowania w pracy.

Nie masz systemu do ocen 270? Napisz – my mamy.

Opinia od stażysty przed, w trakcie i po zakończeniu stażu

Każda osoba rozpoczynająca pracę w danej firmie, ma swoje oczekiwania. O ile jednak pracownik z doświadczeniem wie mniej więcej czego się może spodziewać, o tyle stażyści i praktykanci, zwłaszcza tacy, którzy jeszcze nigdy nie pracowali, mogą mieć bardzo zróżnicowane oczekiwania i wiedzę. Aby właściwie nimi pokierować, warto zbadać ich oczekiwania jeszcze zanim przyjdą na pierwszy dzień do pracy.

Tak jak w przypadku onboardingu, tak i w trakcie realizacji kilkumiesięcznego stażu warto zapytać stażystę o to, jak mu się pracowało oraz czy staż spełnił jego oczekiwania. Warto również zmierzyć Net Promotor Score (czyli na ile byłby skłonny polecić staż swoim kolegom z uczelni). Ankieta może być świetnym sposobem na to, by zebrać informacje pozwalające ci poprawić program stażu w przyszłym roku .

Opinię możesz zebrać ankietą – najwygodniej elektroniczną*.

(Nie chcę się powtarzać, ale system do badania opinii pracowników też mamy…)

Utrzymywanie kontaktu z byłyby stażystami

Stażysta który był w twojej firmie na stażu, niekoniecznie będzie w przyszłości pracownikiem firmy, ale może być:

• Klientem
• Kontrahentem jeśli zacznie pracować w firmie, która jest partnerem twojej firmy,
• Osobą rekomendującą do pracy w Twojej firmie innych studentów czy pracowników.

Jeśli nawiązałeś kontakt, to go nie trać!

Warto co jakiś czas napisać maila do byłego stażysty – poinformować go o zmianach w firmie, nowych wakatach lub nawet po prostu życzyć powodzenia przed sesją egzaminacyjną. Jeśli korzystasz z systemu HR takie powiadomienia możesz wysłać automatycznie przez mailing. (A jak nie korzystasz to napisz – tak wiem, to już się robi nudne).