Agenda spotkania z pracownikiem – szablony i wzory
W artykule:
Jakie elementy powinna zawierać agenda spotkania z pracownikiem by przebiegło sprawnie i objęło wszystkie ważne tematy?
Agenda spotkań z pracownikiem – czym jest i po co ją przygotowywać?
Agenda spotkania to plan zawierający cele, tematy do omówienia oraz harmonogram danego spotkania. Jest to swego rodzaju “mapa drogowa”, która pomaga uczestnikom zrozumieć, czego mogą się spodziewać, a prowadzącemu – utrzymać odpowiedni “porządek obrad”. Dobrze skonstruowana agenda spotkania pozwala na efektywne wykorzystanie czasu, zapewnia, że wszystkie istotne tematy zostaną poruszone, oraz umożliwia każdemu członkowi zespołu odpowiednie przygotowanie się.
Dzięki agendzie spotkania pracownik wie, o czym będzie rozmowa, może się do niej przygotować oraz dodać własne punkty do agendy, a ty, jako manager, nie tracisz czasu i nie zapominasz o ważnych tematach.
Z badań wynika, że agenda jest istotnym elementem przebiegu rozmowy. Nicholas C. Romano i Jay F. Nunamaker po analizie ponad 900 spotkań firmowych w referacie „Meeting Analysis: Findings from Research and Practice” stwierdzili, że szczegółowa agenda oraz rozpoczynanie spotkań o czasie mogłyby zmniejszyć ilość czasu, jaki managerowie spędzają na spotkaniach o … 80%!
Skuteczna agenda spotkania to:
- wyższa efektywność spotkań
- oszczędność czasu
- baza dla kolejnego spotkania
Jak powinna wyglądać dobra agenda spotkania z pracownikiem?
Efektywny szablon agendy spotkania powinien zawierać następujące elementy:
- Podstawowe informacje organizacyjne:
- Tytuł spotkania
- Data, godzina rozpoczęcia i zakończenia
- Miejsce spotkania (fizyczne lub wirtualne)
- Listę uczestników
- Cel spotkania – jasno określony powód, dla którego spotkanie się odbywa, np. “podjęcie decyzji o…”, “omówienie postępów projektu X”, “przekazanie informacji zwrotnej po ocenie okresowej”
- Lista tematów do omówienia – uporządkowana według priorytetów lista zagadnień
- Ramy czasowe – przypisany czas dla każdego punktu agendy lub przynajmniej całego spotkania
- Materiały – lista dokumentów lub informacji, z którymi uczestnicy powinni się zapoznać przed spotkaniem
- Oczekiwane rezultaty – określenie, co powinno zostać ustalone po zakończeniu spotkania
W module spotkań 1:1 zaplanujesz termin spotkania, przygotujesz jego plan, w trakcie spotkania wykonasz notatki, a przy kolejnym spotkaniu odpamiętasz sobie przebieg spotkania! Sprawdź jak działa nas program do spotkań 1:1 z pracownikami.
Jak napisać agendę spotkania z pracownikiem?
Tworzenie efektywnej agendy spotkania wymaga pewnej praktyki, ale można ten proces uporządkować w kilku prostych krokach:
Krok 1: Określ cel spotkania
Zanim przystąpisz do tworzenia agendy, upewnij się, że dokładnie rozumiesz, jaki jest cel spotkania. Zastanów się, co chcesz osiągnąć podczas danego spotkania – czy jest to przekazanie informacji, burza mózgów, podjęcie decyzji, informacja zwrotna, czy może połączenie kilku z tych elementów.
Krok 2: Zidentyfikuj kluczowe tematy
Na podstawie celu spotkania określ listę tematów, które muszą być omówione. Uporządkuj je według priorytetów, zaczynając od najważniejszych. Pamiętaj, że krótką agendę łatwiej zrealizować, więc staraj się ograniczać liczbę tematów do niezbędnego minimum.
Krok 3: Przydziel czas dla poszczególnych tematów
Określ, ile czasu potrzebujesz na omówienie każdego punktu agendy. Bądź realistyczny – lepiej zaplanować mniej tematów i omówić je dokładnie, niż próbować pokryć zbyt wiele zagadnień w ograniczonym czasie.
Krok 4: Określ role i odpowiedzialności
Wskaż, kto jest odpowiedzialny za prowadzenie poszczególnych części spotkania, przygotowanie materiałów czy prezentację określonych tematów.
Krok 5: Udostępnij agendę z wyprzedzeniem
Wyślij plan spotkania do wszystkich uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem (najlepiej na 24-48 godzin przed spotkaniem), aby umożliwić im odpowiednie przygotowanie się.
Czy każdorazowo agenda powinna być tworzona na potrzeby danego spotkania?
I tak i nie. Z jeden strony, każde spotkanie jest nieco inne. Będzie wchodziło w inne tematy i wypracuje odmienne wnioski. Z drugiej, każde opiera się na podobnym schemacie globalnym.
Dlatego warto tworzyć szablony (schematy) spotkań i korzystać z nich jak ze szkieletu, na którym będziesz osadzać konkretne, dopasowane do sytuacji tematy.
Typy spotkań z pracownikami, ich agendy, szablony i przykładowe pytania
Różne rodzaje spotkań z pracownikami wymagają różnych podejść do planowania. Oto najważniejsze typy spotkań i przykładowe agendy dla każdego z nich:
Agenda rozmowy oceniającej kompetencje
Rozmowa oceniająca to formalne spotkanie, podczas którego przełożony i pracownik omawiają wyniki oceny kompetencji, ustalają cele rozwojowe i planują kolejne kroki.
Szablon agendy spotkania oceniającego kompetencje pracownika :
Cel: Omówienie wyników oceny kompetencji i ustalenie planu rozwoju
1. Powitanie i wprowadzenie (5 min)
2. Prezentacja wyników oceny kompetencji (15 min)
3. Dyskusja nad mocnymi stronami (10 min)
4. Omówienie obszarów do rozwoju (15 min)
5. Ustalenie celów rozwojowych na kolejny okres (15 min)
6. Określenie wsparcia ze strony organizacji (10 min)
7. Podsumowanie i uzgodnienie następnych kroków (5 min)
Przykłady pytań rozmowy oceniającej kompetencje pracownika:
- “Które z twoich kompetencji uważasz za najsilniejsze i dlaczego?”
- “Jak oceniasz swój postęp w rozwoju kompetencji X od ostatniego spotkania?”
- “W jakich obszarach chciałbyś się dowiedzieć więcej lub rozwinąć swoje umiejętności?”
- “Jakie wsparcie mogę ci zaoferować, aby pomóc ci osiągnąć cele rozwojowe?”
Agenda rozmowy rocznej oceniającej pracę
Po przeprowadzeniu badania okresowego pracowników konieczne jest podsumowanie wyników oceny, które najczęściej przeprowadza menedżer podczas indywidualnej rozmowy z pracownikiem.
System do ocen rocznych pracowników tomHRM pozwoli Ci zautomatyzować oceny 360, 270, 180.
Agenda takiego spotkania powinna zawierać:
- Wprowadzenie i określenie celu spotkania – przełożony powinien jasno wyjaśnić, czemu służy rozmowa i jakie są jej efekty
- Omówienie wyników oceny okresowej – prezentacja rezultatów oceny i ich krótkie omówienie
- Dyskusja na temat osiągnięć i wyzwań z minionego okresu – analiza sukcesów i trudności pracownika
- Ocena realizacji celów z poprzedniego okresu – sprawdzenie stopnia realizacji wcześniej wyznaczonych celów
- Feedback dotyczący kompetencji i zachowań – omówienie konkretnych obszarów pracy i umiejętności
- Samoocena pracownika – możliwość przedstawienia własnej perspektywy
- Określenie obszarów rozwojowych – wspólna identyfikacja kompetencji do rozwoju
- Ustalenie celów na kolejny okres – wyznaczenie konkretnych, mierzalnych celów
- Plan rozwoju zawodowego – opracowanie ścieżki doskonalenia umiejętności
- Podsumowanie i ustalenie kolejnych kroków – zebranie najważniejszych ustaleń i określenie dalszych działań
Szablon agendy spotkania dotyczącego rozmowy rocznej:
Cel: Podsumowanie rocznych osiągnięć i planowanie kolejnego roku
1. Wprowadzenie i przypomnienie celu spotkania (5 min)
2. Omówienie realizacji celów z poprzedniego roku (20 min)
3. Przegląd kluczowych osiągnięć i wyzwań (15 min)
4. Feedback od przełożonego (15 min)
5. Samoocena pracownika (10 min)
6. Ustalenie celów na nadchodzący rok (20 min)
7. Omówienie oczekiwań i aspiracji zawodowych (10 min)
8. Podsumowanie i uzgodnienie planu działania (5 min)
Przykłady pytań do oceny rocznej:
- “Które z twoich osiągnięć z ostatniego roku uważasz za najważniejsze?”
- “Jakie umiejętności udało ci się rozwinąć w minionym roku?”
- “Jakie cele chciałbyś osiągnąć w nadchodzącym roku?”
- “W jaki sposób mogę lepiej wspierać cię jako przełożony?”
Zwykłe spotkania feedbackowe
Spotkania 1:1 wcale nie muszą dotyczyć jedynie rozmów okresowych. Wprost przeciwnie. Powinny być stałym elementem pracy managera i podwładnego. Realizowane regularnie (np. raz na dwa tygodnie) pozwalają na bieżący monitoring pracy i potrzeb pracownika.
Przykład 2:
Przykładowe pytania spotkania feedbackowego
- “Z czego jesteś najbardziej dumny od naszego ostatniego spotkania?”
- “Jakie przeszkody napotykasz w swojej codziennej pracy?”
- “W czym mogę ci pomóc w najbliższym czasie?”
- “Czego potrzebujesz, aby twoja praca była bardziej efektywna?”
Agenda spotkania 1:1 dla OKR
Jeśli w twojej firmie stosuje się metodologie OKR, to koniecznie trzeba zadać o to, by regularnie wykonywać podsumowania realizacji celów. Zaleca się, by takie spotkania odbywały się raz na 1-2 tygodnie. Są podobne do spotkań podsumowujących, ale skupiają się na celach.
Sprawdź też nasz system do zarządzania celami pracowniczymi.
Przykład agendy dla spotkania 1:1 w OKR:
Cel: Ustalenie/Przegląd celów i kluczowych wyników na [okres]
1. Wprowadzenie i przypomnienie metodologii OKR (5 min)
2. Przegląd realizacji poprzednich OKR (jeśli dotyczy) (15 min)
3. Omówienie celów strategicznych organizacji/działu (10 min)
4. Propozycje celów indywidualnych na kolejny okres (20 min)
5. Określenie kluczowych wyników dla każdego celu (20 min)
6. Dyskusja nad potrzebnym wsparciem i zasobami (10 min)
7. Podsumowanie i uzgodnienie harmonogramu przeglądów (10 min)
Przykładowe pytania w agendzie dla spotkania OKR:
- “Jakie cele najlepiej wpisują się w strategię firmy i jednocześnie odpowiadają twoim kompetencjom?”
- “Jakie mierzalne rezultaty pozwolą nam stwierdzić, że cel został osiągnięty?”
- “Jak ambitne powinny być te cele, aby były motywujące, ale realistyczne?”
- “Jakie przeszkody mogą utrudnić osiągnięcie tych celów i jak możemy je minimalizować?”
Rozmowa dyscyplinująca
Rozmowa dyscyplinująca to trudne, ale czasami konieczne spotkanie, mające na celu omówienie problemów z wynikami pracy, zachowaniem lub przestrzeganiem zasad organizacyjnych.
Scenariusz rozmowy dyscyplinującej z pracownikiem:
Cel: Omówienie problemu [konkretny problem] i ustalenie planu naprawczego
1. Wprowadzenie i określenie celu spotkania (5 min)
2. Przedstawienie faktów i obserwacji (10 min)
3. Wysłuchanie perspektywy pracownika (15 min)
4. Omówienie konsekwencji i oczekiwań (10 min)
5. Wspólne wypracowanie planu naprawczego (15 min)
6. Ustalenie terminów i sposobu monitorowania postępów (10 min)
7. Podsumowanie i upewnienie się co do wzajemnych oczekiwań (5 min)
Przykładowe pytania rozmowy dyscyplinującej:
- “Czy możesz powiedzieć, jak ty postrzegasz tę sytuację?”
- “Co według ciebie spowodowało ten problem?”
- “Jakie rozwiązania proponujesz, aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości?”
- “Jakiego wsparcia potrzebujesz, aby zrealizować plan naprawczy?”
Szablony agend spotkań 1:1
W module Spotkania 1:1 systemu tomHRM wprowadziliśmy możliwość tworzenia szablonów agend, które ułatwią planowanie i prowadzenie spotkań z pracownikami. Znajdziesz je w ustawieniach > 1:1 Meeting > Szablony.
Każdy szablon ma własną nazwę i może zawierać dowolną ilość punktów agendy.
Szablony można wykorzystywać zarówno podczas spotkań oceniających, rozmów podsumowujących jak i każdego innego dowolnego spotkania między pracownikami.
