System HR Wiedza HR Wskaźniki HR Case study Usprawnienia tomHRM Release tomHRM
BLOG · Wiedza HR

Jak poprawnie prowadzić dokumentację urlopową po zmianach?

Ewidencja urlopów

Od 1 stycznia 2019 roku weszła w życie nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Jedne z największych zmian dotyczą ewidencji urlopów osób zatrudnionych. Uwzględniają one między innymi obowiązek oddzielnego ewidencjonowania dni wolnych dla każdego zatrudnionego. A zatem – jak prowadzić dokumentację urlopową po nowelizacji? Wyjaśniamy!

Jak prowadzić ewidencję urlopów po zmianach – od 2019 roku?

Na początku warto przypomnieć, jak wyglądało prowadzenie dokumentacji pracowniczej związanej z urlopami przed nowelizacją. Do końca 2018 roku informacje o dniach wolnych były ewidencjonowane w tak zwanych kartach ewidencji czasu pracy – indywidualnych dla każdego zatrudnionego.

Dokument ten zawierał informację o godzinach pracy, w tym nadliczbowych czy mających miejsce nocą, a także dni urlopowe oraz inne nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Osobno przechowywane były wnioski urlopowe oraz o przesunięcie urlopu czy dokumenty odwołujące pracownika z urlopu. Wszystkie pisma były przechowywane zwyczajowo do trzech lat – ustawa nie określała konkretnego czasu ich archiwizacji.

Co się zmieniło?

Obowiązek prowadzenia oddzielnej ewidencji urlopów dla każdego pracownika

Jak wspomnieliśmy we wstępie, obowiązek prowadzenia oddzielnej ewidencji urlopów dla każdego zatrudnionego jest jedną z największych zmian, które wprowadziła nowelizacja rozporządzenia MRPiPS. Oznacza to, że dokumentacja urlopowa musi być przechowywana oddzielnie od karty ewidencji czasu pracy. Tym samym w życie weszła tak zwana „karta urlopowa”, która zastąpiła wnioski urlopowe – a raczej stała się dokumentem „pomiędzy” tymi wnioskami a elementem karty ewidencji czasu pracy.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Obowiązujący i nieuregulowany prawnie okres 3 lat, przez który pracodawcy przechowywali dokumentację pracowniczą, niejednokrotnie prowadził do problemów na salach sądowych. Pojawiały się w sytuacji, gdy pracownik wytaczał pracodawcy sprawę np. o niewypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dotyczy to oczywiście sytuacji, w których od daty należnego urlopu minęły te trzy lata. Wówczas pracodawca mógł już nie mieć ani karty ewidencji czasu pracy, ani żadnych wniosków związanych z urlopem, co prowadziło do przedawnienia roszczeń pracownika.
Mając na uwadze dobro i bezpieczeństwo zatrudnionych, w ramach nowelizacji wprowadzono 10-letni obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym urlopowej. Jest liczony od końca roku, w którym umowa o pracę została zerwana lub zakończona. Co więcej, jeżeli dokumenty te będą istotnym dowodem w sprawie sądowej, czas ich archiwizacji może zostać wydłużony o dodatkowe 12 miesięcy.

Warto wiedzieć:

Nowe przepisy można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Karta urlopowa a wniosek urlopowy – czy jest jakaś różnica?

Karta urlopowa i wniosek urlopowy są obecnie dokładnie tym samym dokumentem. To zatem druk, który pracodawca udostępnia pracownikowi do wypełnienia, gdy ten potrzebuje urlopu wypoczynkowego bądź okolicznościowego. Co istotne, nie istnieje żaden jednolity, narzucony prawnie z góry wzór wniosku urlopowego. Każdy pracodawca może zatem sporządzić go samodzielnie. Są jednak konkretne informacje, które powinny się znaleźć w każdej karcie urlopowej.

Jak wypisać wniosek urlopowy (kartę urlopową)?

Dane, które muszą zostać wskazane w kartach urlopowych dla pracowników, to:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • nazwa stanowiska pracy,
  • nazwa oraz adres firmy,
  • rodzaj urlopu, o który wnioskuje pracownik (wypoczynkowy lub okolicznościowy),
  • termin urlopu, o który wnioskuje pracownik,
  • liczba dni urlopu, o których przyznanie wnioskuje pracownik,
  • wymiar urlopu, który przysługuje zatrudnionemu w danym roku kalendarzowym,
  • data i miejsce wypełnienia karty urlopu oraz podpis pracownika.

Elektroniczna czy papierowa ewidencja urlopów – jak ją prowadzić?

Nowelizacja rozporządzenia MRPiPS wprowadziła również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej jedynie w formie elektronicznej. Przepisy nie narzucają jednak pracodawcy sposobu, w jaki będzie ją prowadził, zatem wybór należy do niego. Wnioski i karty mogą być składane oraz przechowywane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. E-dokumentacja kadrowa ma jednak sporo zalet, dlatego warto rozważyć jej wprowadzenie. Jakie są korzyści dla pracodawcy i pracowników?

  • Ekologia i ekonomia – odstępowanie od drukowania pism wiąże się z generowaniem mniejszej ilości śmieci. A to dla planety zawsze jest dobrym rozwiązaniem, nawet gdy odpady są biodegradowalne; tak jak papier. Co więcej, pracodawca, który zaoferuje swoim pracownikom możliwość składania elektronicznych wniosków o urlop, nie musi dbać o ciągłe uzupełnianie stosu drukowanych kart urlopowych. Mniej papieru to również mniejsze wydatki związane z zakupem ryz, tuszy do drukarek czy profesjonalnym niszczeniem dokumentów.
  • Oszczędność czasu – elektroniczne karty urlopowe dla pracowników mogą być generowane automatycznie, co znacznie odciąża pracodawcę. A gdy akceptacja wniosku urlopowego jest wielopoziomowa (np. bezpośredni przełożony => kierownik działu => prezes), to w wersji online również przebiega znacznie szybciej.
  • Bezpieczeństwo – e-dokumentacja kadrowa zmniejsza ryzyko „zapodziania” któregoś z wniosków, a tym samym pozwala uniknąć wielu nieporozumień na linii pracownik-pracodawca.
  • Przejrzystość – przeszukiwanie fizycznych dokumentów przechowywanych przez 10 lat może stanowić spore wyzwanie. W przypadku posiadania wszystkich wniosków w wersji elektronicznej szukanie konkretnego pisma przebiegnie znacznie szybciej.
  • Oszczędność miejsca – stosy segregatorów z aktami pracowników przechowywanymi przez 10 lat bez wątpienia zajmują dużo miejsca, szczególnie w większych przedsiębiorstwach oraz korporacjach.

Gdzie przechowywać elektroniczną dokumentację urlopową?

Pracodawca ma oczywiście możliwość przechowywania elektroniczne wnioski urlopowe i pozostałe akta pracownicze po prostu na dysku wspólnym przedsiębiorstwa. Warto jednak rozważyć skorzystanie z naszego profesjonalnego systemu HR tomHRM, który zdecydowanie przyspieszy wystawianie oraz akceptowanie wniosków urlopowych czy przeglądanie dokumentacji. Jakie możliwości daje tomHRM?

  • Składanie wniosków urlopowych przez pracowników – dzięki dostępowi do gotowego wzoru ani pracodawca, ani pracownik nie będzie musiał się zastanawiać, jak wypisać wniosek urlopowy, czyli które informacje w nim zawrzeć.

  • Akceptacja oraz odrzucanie wniosków – w tym w wersji wielopoziomowej.
  • Informacja o pozostałych dniach urlopowych – samodzielne obliczanie pozostałego urlopu niejednokrotnie prowadzi do pomyłek, które stwarzają pracownikom spore problemy odnośnie organizacji swojego urlopu. W tomHRM będą mieć bieżący wgląd w liczbę pozostałych dni urlopowych, co pomoże uniknąć nieporozumień.
  • Tworzenie raportów oraz ich eksportowanie do arkuszy – czyli znacznie sprawniejsze prowadzenie analiz kadrowych.
  • Możliwość integracji z systemem kadrowym – z automatyzacją przekazywania danych pracowniczych, nie trzeba się zatem obawiać o konieczność żmudnego uzupełniania informacji o każdym zatrudnionym.

Podsumowanie:

  1. Nowe zasady ewidencji urlopów weszły w życie 1 stycznia 2019 roku.
  2. Karta urlopowa musi być prowadzona oddzielnie od karty ewidencji czasu pracy.
  3. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym urlopowej, do 10 lat od końca roku, w którym została zakończona współpraca.
  4. Pracodawca ma możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji fizycznej lub elektronicznej – lub częściowo w takiej, a częściowo w takiej.
  5. Prowadzenie dokumentacji urlopowej w systemie HR tomHRM gwarantuje automatyzację wielu procesów kadrowych.

Źródła: Legalis, Wolters Kluwer, Rzeczpospolita, Aplikuj.pl

Newsletter HR

100% advice and news from the HR market and tomHRM

Subscribe
close-link