Wniosek o urlop wypoczynkowy 2024

Prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego jest jednym z głównych uprawnień osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, a więc umów, wobec których mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy – np. umowy o pracę.

Ustawa ta w sposób precyzyjny reguluje szereg kwestii dotyczących przyznawania zatrudnionym urlopu wypoczynkowego. Z jej treści wynika między innymi, że powinien być on udzielany zgodnie z planem urlopów przygotowanym przez pracodawcę, na podstawie wniosków zgłoszonych przez pracowników.

Jak powinien wyglądać wniosek o urlop wypoczynkowy? Czy pracodawca ma obowiązek go zaakceptować? Wszystkiego dowiesz się z naszego artykułu.

Wniosek o urlop wypoczynkowy – przepisy Kodeksu pracy

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują w sposób bezpośredni, w jakiej formie powinien zostać złożony wniosek o urlop wypoczynkowy. Informują wyłącznie o tym, że:

Czy wniosek o urlop wypoczynkowy musi być pisemny?

Nie. Przepisy Kodeksu Pracy tego nie precyzują. Dla poprawnej ewidencji i celów dowodowych przyjmuje się jednak, że podanie o urlop powinno być złożone w formie dokumentu – elektronicznie lub w formie papierowej.

Wszelkie dokładne wytyczne dotyczące treści wniosku, kanału jego złożenia (w wersji papierowej lub online) czy rąk, na które ma zostać złożony, są już uzależnione od wewnętrznych ustaleń panujących w firmie. Każda firma może mieć nieco inną ścieżkę akceptacji wniosku o urlop.

Pracownik może samodzielnie napisać wniosek o urlop, dużo częściej spotykaną praktyką jest jednak udostępnianie wzorów takich pism przez pracodawców. Taka forma zdecydowanie ułatwia przypilnowanie, by dokument uwzględniał wszystkie oczekiwane przez przełożonego informacje, jak np. wskazanie zastępstwa czy wskazanie tego, że pracownik wnioskuje konkretnie o wypoczynkowe dni wolne.

Czy wniosek o urlop wypoczynkowy jest wiążący dla pracodawcy?

Samo złożenie wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem pracownikowi urlopu w interesującym go terminie. Zgodnie z cytowanym w poprzedniej części tekstu art. 163. §1. Kodeksu pracy, dokument ten służy pracodawcy do ustalenia planu urlopów, jednak podczas jego budowania jest prawnie zobowiązany wziąć pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, ale również konieczność zapewnienia normalnego trybu pracy.

Oznacza to, że jeżeli termin urlopu wypoczynkowego zaplanowany przez osobę zatrudnioną miałby w jakikolwiek zaburzyć prawidłowe funkcjonowanie firmy, to pracodawca ma prawo do jego odrzucenia. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w sytuacji, gdy zbyt duża część pracowników z tego samego zespołu wnioskuje o udzielenie urlopu w pokrywającym się terminie. W związku z tym pracownik może skorzystać z urlopu wypoczynkowego w zaplanowanym terminie wyłącznie po jego akceptacji przez pracodawcę.

Po tym jak pracodawca zaakceptuje wniosek o urlop i termin zostanie oficjalnie wprowadzony do planu urlopów, staje się on wiążący dla obu stron.

Istnieją jednak wyjątkowe sytuacje, w przypadku których możliwe jest przesunięcie terminu urlopu zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę:

1. Na wniosek pracownika – gdy przesunięcie terminu urlopu jest umotywowane ważnymi przyczynami (art. 164. § 1.). Wniosek ponownie musi przejść przez proces akceptacji pracodawcy, z wyjątkiem braku możliwości rozpoczęcia urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

W takich przypadkach pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop wypoczynkowy pracownika na późniejszy termin (art. 165.).

2. Z ramienia pracodawcy – przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy wynikających z ryzyka spowodowania przez nieobecność pracownika poważnych zakłóceń toku pracy (art. 164. § 2.). Do takich sytuacji można zaliczyć np. nagłe i nieprzewidziane przejście innego zatrudnionego na urlop chorobowy.

Jak powinien wyglądać wniosek o urlop wypoczynkowy w 2024 roku?

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują, z jakich elementów musi składać się wniosek o urlop wypoczynkowy. Przyjęło się jednak, że dokumentacja urlopowa powinna zawierać informacje, które umożliwią sprawną i bezproblemową identyfikację wnioskującego oraz precyzyjne określenie planowanego terminu jego nieobecności ze wskazaniem dokładnej liczby dni roboczych, a także określeniem, o jaki rodzaj urlopu wnioskuje pracownik. We wniosku o urlop wypoczynkowy powinny się zatem znaleźć:

• dane pracownika – imię, nazwisko i zajmowane stanowisko,
• dane pracodawcy – nazwa, adres siedziby, numer NIP/REGON oraz ewentualnie imię i nazwisko bezpośredniego przełożonego, na którego ręce pracownik składa wniosek,
• data i miejsce sporządzenia wniosku,
• zwięzła treść wniosku – zawierająca:
  • prośbę o udzielenie urlopu wypoczynkowego,
  • wskazanie, za który rok kalendarzowy pracownik wybiera urlop,
  • planowany termin urlopu (od DDMMRRRR do DDMMRRRR),
  • planowaną liczbę dni roboczych nieobecności.

Przykład:
Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok 2023, w terminie od dnia 03.07.2023 r. do dnia 14.07.2023 r., tj. 10 dni roboczych.

• Pobierz wzór wniosku o urlop wypoczynkowy w .doc
• Pobierz wzór wniosku o urlop wypoczynkowy w .pdf

Co istotne, jeśli pracownik ma niewykorzystany urlop z poprzednich lat, to we wniosku powinien wskazać najwcześniejszy rok jego przysługiwania. Jeżeli zatem w 2023 roku nie wykorzystał 10 dni urlopu, o które wnioskuje w roku 2024, to we wniosku powinien napisać: Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok 2023, w terminie od dnia 03.07.2024 r. do dnia 14.07.2024 r., tj. 10 dni roboczych.

Sprawna akceptacja wniosku o urlop z systemem tomHRM

Ponieważ strony mają dowolność w ustaleniu, w jakiej formie powinien zostać złożony wniosek o urlop, to pracodawca może całkowicie zrezygnować z obiegu papierowych wniosków w swojej firmie. Współczesne rozwiązania umożliwiają przyspieszenie obiegu wniosków poprzez jego automatyzację – doskonale sprawdzają się tutaj możliwości dawane przez system tomHRM.

Zamiast udostępniać pracownikom wzory papierowych wniosków o urlop wypoczynkowy, pracodawca może postawić na ich składanie przy pomocy aplikacji Urlopy i Nieobecności tomHRM.

Pracownicy otrzymują wówczas:

• informację o przysługującym im limicie i tym ile dni wolnych im jeszcze zostało,
• łatwe do wypełnienia podanie o urlop w formie elektronicznej,
• informację o tym, jaką ścieżkę ma przebyć wniosek, by został zaakceptowany,
• powiadomienie mailowe, kiedy wniosek zostanie rozpatrzony,
• dostęp do kalendarza nieobecności.

Od strony przełożonych akceptacja lub odrzucenie wniosków odbywa się jednym kliknięciem, a o wystawieniu nowego wniosku lub zmianie statusu obecnych wszyscy zainteresowani zostaną powiadomieni automatycznie – mailowo. Przełożeni widzą urlopy swoich zespołów i mogą tworzyć plany urlopów.

Strony mają również możliwość dodawania komentarzy do poszczególnych wniosków, dodawania załączników czy wskazywania zastępców, a przełożeni i dział HR zyskują łatwy wgląd w generowane przez system raporty czy zestawienia.