Dokumentacja urlopowa w 2025 – jak prowadzić?

Zasada ewidencjonowania urlopów w aktach osobowych każdego pracownika

Wymóg tego, by prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika osobną dokumentację urlopową, został wprowadzony nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).

W 2025 roku konieczne jest prowadzenie osobnej dokumentacji w sprawach związanych z urlopami.

Dokumentacja ta może zawierać m.in:

• wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego,
• karty urlopowe,
• dokumenty związane z odwołaniem pracownika z urlopu,

Całość tych dokumentów jest tylko jedną z części pełnej dokumentacji pracowniczej prowadzonej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę i którą należy gromadzić. Pozostałe elementy to:

• dokumentacja dotyczącą ewidencji czasu pracy pracowników (w tym zarówno klasyczna ewidencja jak i wnioski pracownika dotyczące np.  zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, czy zgody pracownika na określone systemy czasu pracy),
• karty wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (np. wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia)
• karty ewidencji przydziału odzieży, ekwiwalentów za własną odzież i jej pranie itd.

Co ważne, dokumentacja ta nie stanowi już części B akt osobowych pracownika.

Jak długo przechowywać wnioski urlopowe w 2025?

Mając na uwadze dobro i bezpieczeństwo zatrudnionych, w ramach nowelizacji z 2019 roku, wydłużono okres przechowywania dokumentów i wprowadzono 10-letni obowiązkowy czas przechowywania dokumentów pracowniczych, w tym urlopowej. Jest on liczony od końca roku, w którym umowa o pracę została zerwana lub zakończona. Co więcej, jeżeli dokumenty te będą istotnym dowodem w sprawie sądowej, czas ich archiwizacji może zostać wydłużony o dodatkowe 12 miesięcy. Odrębne przepisy przewidują dłuższy okres 50 lat. Dotyczy to jednak wąskiej grupy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Karta urlopowa 2025 a wniosek urlopowy – czy jest jakaś różnica?

Termin “karta urlopowa” jest powszechnie używany w praktyce, ale nie ma on formalnej definicji prawnej. Nie pojawia się w Kodeksie Pracy ani w rozporządzeniach dotyczących urlopów pracowników. Uważa się zatem, że karta urlopowa i wniosek urlopowy są tym samym dokumentem. To druk, który pracodawca udostępnia pracownikowi do wypełnienia, gdy ten potrzebuje urlopu wypoczynkowego bądź okolicznościowego. Co istotne, nie istnieje żaden jednolity, narzucony prawnie z góry wzór wniosku urlopowego, który trzeba wykorzystać. Każdy pracodawca może zatem sporządzić go samodzielnie. Są jednak konkretne informacje, które powinny się znaleźć w takim dokumencie.

Niektóre interpretacje uznają kartę urlopową jako specjalny dokument, który potwierdza ubieganie się o urlop oraz jego zatwierdzenie. Jest to wtedy nieobowiązkowy dokument wydawany pracownikowi by miał potwierdzenie przyznania urlopu. W przypadku posiadania systemu do zarządzania urlopami takiego jak tomHRM, wydawanie karty urlopowej jest zbędne. Pracownik potwierdzenie dni urlopu wypoczynkowego czy innej nieobecności znajdzie zawsze na swoim koncie pracownika.

Elektroniczna czy papierowa ewidencja urlopów – jak ją prowadzić?

Informacje dotyczące korzystania z urlopów wypoczynkowych przez pracowników można archiwizować w formie papierowej lub elektronicznej. Nowelizacja rozporządzenia MRPiPS wprowadziła możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej jedynie w formie elektronicznej. Niezależnie od wybranej formy, należy ją prowadzić tak, by nie uległa zniszczeniu, utracie lub nie miały do niej dostępu osoby niepowołane. Dotyczy to wszystkich danych osobowych pracowników oraz jego dokumentów gromadzonych przez cały okres zatrudnienia.

Mimo iż opcje są dwie, to  e-dokumentacja kadrowa ma sporo zalet, dlatego warto rozważyć jej wprowadzenie. Jakie są korzyści dla pracodawcy i pracowników?

• Ekologia i ekonomia – zaprzestanie druku pism wiąże się z generowaniem mniejszej ilości śmieci. A to dla planety zawsze jest dobrym rozwiązaniem, nawet gdy odpady są biodegradowalne; tak jak papier. Co więcej, pracodawca, który zaoferuje swoim pracownikom możliwość składania elektronicznych wniosków o urlop, nie musi dbać o ciągłe uzupełnianie stosu drukowanych kart urlopowych. Mniej papieru to również mniejsze wydatki związane z jego zakupem czy profesjonalnym niszczeniem dokumentów.
• Oszczędność czasu – elektroniczne karty urlopowe dla pracowników mogą być generowane automatycznie, co znacznie odciąża pracodawcę. A gdy akceptacja wniosku urlopowego jest wieloetapowa (np. bezpośredni przełożony => kierownik działu => kierownik departamentu), to przebiega znacznie szybciej.
• Bezpieczeństwo – e-dokumentacja kadrowa zmniejsza ryzyko zgubienia czy utraty któregoś z wniosków, a tym samym pozwala uniknąć zarówno nieporozumień na linii pracownik-pracodawca jak i konsekwencji prawnych.
• Przejrzystość – przeszukiwanie fizycznych dokumentów obejmujących 10-letni okres archiwizacji może stanowić spore wyzwanie. W przypadku posiadania wszystkich wniosków w wersji elektronicznej szukanie konkretnego pisma przebiegnie znacznie szybciej.
• Oszczędność miejsca – stosy segregatorów z aktami pracowników za okres 10 lat zajmują dużo miejsca (szczególnie w większych przedsiębiorstwach oraz korporacjach), a zlecenie ich archiwizacji wyspecjalizowanym podmiotom, które przetrzymują dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej bezpieczeństwa, jest dość kosztowne.

Gdzie przechowywać elektroniczną dokumentację urlopową?

Pracodawca może przechowywać elektroniczne wnioski urlopowe i pozostałe akta pracownicze czy dane dotyczące urlopów i pracowników po prostu na dysku wspólnym przedsiębiorstwa. Warto jednak rozważyć skorzystanie z naszego profesjonalnego systemu HR tomHRM, który nie tylko usprawni zarządzanie urlopami ale pozwoli na ułatwienie wielu innych procesów HR.

Jak wygodnie prowadzić ewidencję urlopów w 2025 r z tomHRM?

Aplikacja do urlopów tomHRM umożliwia:

• Składanie wniosków urlopowych przez pracowników – dzięki dostępowi do gotowego wzoru ani pracodawca, ani pracownik nie będzie musiał się zastanawiać, jak wypisać wniosek urlopowy i które informacje w nim zawrzeć.
• Projektowanie różnych typów urlopów i nieobecności zgodnie z obowiązującymi przepisami. W tym własnych dni wolnych charakterystycznych dla zasad danej firmy czy ewidencja zwolnień lekarskich.
• Akceptacja oraz odrzucanie wniosków – w tym wieloetapowe ścieżki akceptacji oraz wyznaczanie zastępców.
• Powiadomienia mailowe o statusach wniosków.
• Obsługę grafiku urlopów dla całych działów i efektywne zarządzanie planowaniem pracy.
• Automatyczne naliczanie urlopu, rozliczanie urlopów zaległych i ich monitoring.
• Możliwość efektywnego zarządzania czasem pracy zespołu i sprawdzanie dostępności pracowników przez managerów.
• Plan urlopów w wygodnym kalendarzu firmowym.
• Samodzielne monitorowanie dostępnych dni urlopowych przez pracowników.
• Łatwy dostęp do informacji związanych z urlopami dla HR, managerów i pracowników.
• Zgodne z przepisami prawa pracy rozliczanie urlopu.
• Tworzenie raportów oraz ich eksportowanie do arkuszy – czyli znacznie sprawniejsze prowadzenie analiz kadrowych.
• Możliwość integracji z systemem kadrowym – z automatyzacją przekazywania danych pracowniczych, nie trzeba się zatem obawiać o konieczność żmudnego uzupełniania informacji o każdym zatrudnionym.

Źródła: Legalis, Wolters Kluwer, Rzeczpospolita,