System all-in-one HR dla Bryksy, dewelopera z Krakowa i Rzeszowa

Kiedy Bryksy rozpoczynało poszukiwania systemu HR, w firmie nie działało żadne oprogramowanie wspierające procesy personalne. Część zadań była rozdzielona między pracowników i działy, a informacje o zatrudnionych leżały w folderach elektronicznych i papierowych teczkach. Pracownicy nadal składali papierowe wnioski urlopowe.

Wraz z budową działu HR firma potrzebowała rozwiązania, które skonsoliduje procesy w jednej aplikacji, uporządkuje dokumentację, zdejmie z HR obciążenie administracyjne i da pracownikom samodzielny dostęp do informacji o ich zatrudnieniu. Najpilniejsze były ewidencja czasu pracy oraz urlopy i nieobecności.

Dla Bryksy jednym z celów było ułatwienie i usprawnienie procesów HR, dlatego firma od początku szukała rozwiązań typu all-in-one HR.

Celem było usprawnienie całości procesów HR, dlatego od początku szukano rozwiązań typu all-in-one. Przetestowano kilka systemów – dział HR podkreśla, że przy takim wyborze kluczowa jest możliwość samodzielnego sprawdzenia narzędzia w praktyce, a nie tylko na zrzutach ekranu z prezentacji handlowej.

Zdecydowała modułowa budowa tomHRM: zamiast jednej dużej inwestycji firma wdrażała kolejne obszary w swoim tempie i płaciła wyłącznie za realnie używane moduły.

Start objął cztery moduły: Urlopy i nieobecności, Timesheet, Onboarding oraz Intranet. Wraz z systemem firma otrzymała także Kompetencje i Elektroniczną kartotekę pracowników. Ten zestaw pokrył zarówno wymogi prawa pracy (ewidencja rozpoczęcia i zakończenia pracy), jak i codzienne potrzeby zespołu.

W kolejnych etapach doszły Ankiety i testy oraz Szkolenia stacjonarne, a najnowszym nabytkiem jest Rekrutacja ATS, wykorzystywana w nowych procesach rekrutacyjnych inwestora.

Oddziały w Krakowie i Rzeszowie dzieli ponad 150 km, więc budowanie wspólnoty wymaga wspólnej przestrzeni online. Poza aktualnościami firma intensywnie korzysta z grup dyskusyjnych (tablic): jest tablica o zwierzętach domowych, miejsce na wymianę rzeczy między pracownikami, tablica miłośników Excela prowadzona przez specjalistkę od analityki, rekomendacje ciekawych miejsc i przestrzeń na kudosy.

Zaprojektowany przez dział HR proces wdrożenia obejmuje również preboarding – kontakt z nową osobą zaczyna się, zanim formalnie stanie się pracownikiem. Sam dostęp do systemu też skraca adaptację: nowi widzą cały zespół i strukturę organizacji, łatwiej zapamiętują role i szybciej wchodzą w grupę.

„Dawniej pracownicy często pytali o to, ile jeszcze mają dni urlopowych do wykorzystania. Już nawet zapomniałam, że dawniej odpowiadałam na takie pytania kilka razy w miesiącu!” – mówi Małgorzata Gabryś, Kierownik ds. HR.

1. Rezygnacja z papierowego obiegu dokumentów firmowych, głównie wniosków urlopowych, list obecności;

2. Wsparcie dla managerów, którzy mogą samodzielnie zarządzać dokumentacją w profilach swoich podwładnych i mają dostęp do potrzebnych im informacji, np. dat zawarcia umów, uprawnień, ważności szkoleń;

3. Zadbanie o potrzeby pracowników, którzy również widzą swoje umowy, aneksy, badania. Mają podgląd dostępnych dni urlopowych, stają się zatem samowystarczalni w zakresie podstawowych informacji dotyczących formalnych aspektów ich zatrudnienia. Nie muszą kierować pytań do działu HR;

4. Ułatwienie wdrożenia nowych pracowników, nie tylko dzięki modułowi do onboardingu, ale również dzięki temu, że pracownicy mają dostęp do bazy pracowników i schematu organizacji, zatem mogą poznawać organizacje oraz jej strukturę już od pierwszych dni pracy;

5. Przyspieszenie całości procesów HR dzięki automatyzacjom i wewnętrznemu obiegowi dokumentów HR.