STS wdraża tomHRM jako pełny system HR dla ponad 500 osób w centrali

Grupa STS przez lata korzystała z kilku osobnych narzędzi do zarządzania procesami HR, w tym rozwiązań stawianych wewnętrznie. Informacje o pracownikach były mocno rozproszone, a HR nie miał jednego miejsca, w którym zebrałby dane o wszystkich pracownikach i kontraktorach, niezależnie od typu umowy i spółki zatrudniającej.

Firma dynamicznie rosła: 2 oddziały, około 1500 osób w grupie, blisko 500 w centrali i niemal 400 lokali stacjonarnych w całym kraju. Przy takiej skali kluczowe stało się wyeliminowanie dodatkowych systemów, bo każde ręczne przenoszenie danych między nimi kosztowało czas i zwiększało ryzyko pomyłek.

Marta Szołtys, HR Business Partner w STS, rekomenduje powołanie grupy roboczej, w której poza osobami od miękkiego HR znajdą się pracownicy obsługujący RCP, dział prawny, specjaliści od cyberbezpieczeństwa, a na końcowym etapie także specjalista IT odpowiedzialny za integracje.

Jeszcze przed testami warto rozdzielić funkcje konieczne dla organizacji od tych mile widzianych, ale opcjonalnych. STS sprawdzał również rozwiązania zagraniczne, jednak istotne było, by system był całościowy, elastyczny, zgodny z polskim prawem pracy i dostępny w polskim interfejsie, co maksymalnie ułatwia korzystanie z niego wszystkim pracownikom.

STS korzysta z sześciu modułów tomHRM wprowadzanych do firmy krok po kroku. Poza działem HR z systemu intensywnie korzystają finanse, controlling i księgowość oraz kadra menadżerska. Dla szeregowych pracowników najważniejsze są urlopy i nieobecności, ankiety pracownicze oraz aktualności, przez które firma przekazuje informacje wewnętrzne.

W okresie intensywnego wzrostu, gdy prowadzono nawet 100 projektów rekrutacyjnych rocznie, kluczowy był moduł ATS: automatyzacje odciążające rekruterów, wiadomości masowe do kandydatów i statusy kandydatów. Kandydata, który zaakceptował ofertę, można jednym kliknięciem zamienić w pracownika i włączyć do procesu onboardingu.

Firma zintegrowała tomHRM ze stroną firmową po API. Informacje wprowadzone w systemie publikują się automatycznie w zakładce kariery, więc dane o prowadzonych rekrutacjach są zawsze aktualne, a zespół odciążony również przy rzadziej prowadzonych projektach.

Poprawa przepływu informacji: dane o pracownikach nie muszą być osobno wysyłane do innych działów, HR i kadra zarządzająca znajdują je w raportach i profilach pracowników.

Redukcja liczby narzędzi, a wraz z nią ryzyka błędów wynikających z przenoszenia danych między systemami, oraz możliwość zarządzania pracownikami i kontraktorami z różnych spółek i form współpracy w jednym miejscu.

Przyspieszenie pracy HR i menadżerów dzięki komunikacji między modułami i automatyzacjom, a także szybsze wdrożenie użytkowników dzięki polskiemu interfejsowi, który nie wymaga tworzenia dodatkowych instrukcji. Modułowa budowa pozwala rozbudowywać procesy o kolejne elementy bez migracji.