Tutore – sto wakatów i zarządzanie rekrutacjami

Opis firmy:

Tutore Poland to jedna z największych firm na polskim rynku edukacyjnym. Obejmuje dwie marki: Tutore organizujące nowoczesne kursy online dla dzieci i dorosłych oraz ogólnopolską sieć szkół językowych ProfiLingua.  Z Tutore Poland współpracuje ponad 2900 osób. Więcej o firmie.

Tutore Poland – kilkadziesiąt projektów rekrutacyjnych jednocześnie

Firma Tutore prowadzi bardzo szeroko zakrojone procesy rekrutacyjne. Jednocześnie prowadzonych bywa nawet kilkadziesiąt projektów na ponad 100 wakatów.

Zespół HR liczy 5 osób, ale do sprawnego prowadzenia projektów konieczna jest współpraca z managerami poszczególnych jednostek. W efekcie do ATS tomHRM dostęp ma ponad 100 użytkowników. Nierzadko kilka osób pracuje na jednym projekcie rekrutacyjnym, który obejmuje nawet do 20 wakatów w różnych lokalizacjach.

3 najważniejsze korzyści z ATS tomHRM przy dużym wolumenie rekrutacji

Dla Tutore najważniejsze zalety ATS to:

1. Spójne zarządzanie wieloma procesami rekrutacyjnymi jednocześnie.
2. Sprawna komunikacja między prawie 100 pracownikami zaangażowanymi w procesy (5 osób w Dziale Rekrutacji + kilkudziesięciu hiring managerów).
3. Optymalizacja kosztów systemu uzyskana dzięki możliwości prowadzenia projektów na wiele wakatów jednocześnie.

3 sposoby na optymalizację procesów rekrutacyjnych

Aby efektywnie zarządzać procesami rekrutacyjnymi i zoptymalizować czas, Tutore wykorzystuje:

1. Automatyzacje
2. Formularze aplikacyjne do zarządzania kandydatami
3. Zarządzanie wieloma źródłami rekrutacji

1. Wsparcie Candidate Experience dzięki automatyzacjom

Dla Tutore nadrzędną wartością w procesach rekrutacyjnych jest zadbanie o pozytywny Candidate Experience. Przy tak dużej liczbie kandydatów byłoby to wyzwaniem, gdyby nie wprowadzone przez HR zasady kontaktu z kandydatami oraz automatyzacja i szablony, które oferuje system ATS.

Tutore: Przygotowaliśmy dla naszych rekruterów 18 szablonów wiadomości, które stanowią kanwę do wiadomości wysyłanych do kandydatów. Rekruterzy korzystają z nich na różnych etapach rekrutacji i w różnych sytuacjach rekrutacyjnych. Dzięki temu, że wiadomość wysyłana do kandydatów bazuje na szablonie, cała firma mówi jednym głosem, a komunikacja między rekruterami, hiring managerami i kandydatami jest spójna.

Istnieje też jedna obligatoryjna wiadomość wysyłana do wszystkich kandydatów. Daje ona pewność, że żaden kandydat nie pozostaje bez odpowiedzi.

Kolejny aspekt dbania zarówno o Candidate Experience, jak i o czas rekruterów i hiring managerów to ustawiania spotkań z kandydatami w systemie. Wszystkie osoby, które są przypisane do danego projektu rekrutacyjnego, widzą informacje o spotkaniu i mogą do niego dołączyć.

Tutore: Rekruter lub hiring manager widzi, że z danym kandydatem jest już zaplanowane spotkanie z innym rekruterem. Jeśli podejrzewa, że ten kandydat może kompetencyjnie odpowiadać również jego potrzebom, może dołączyć do spotkania. Proces rekrutacji dla kandydata ulega skróceniu i nie tracimy wartościowych osób.

2. Wykorzystanie formularza aplikacyjnego do zarządzania wakatami

Specyfika procesów rekrutacyjnych w Tutore odbiega od typowych rekrutacji w firmach. To nie tylko globalnie duża liczba kandydatów, ale przede wszystkim procesy, w których otwartych jest kilka wakatów.

Dominika Leduchowska, Specjalista ds. HR w Tutore Poland: Przykładem może być projekt rekrutacyjny na instruktora gry w szachy. Tacy instruktorzy potrzebni są w każdym z województw.  Zamiast uruchamiać 16 rekrutacji  osobno na każdą lokalizację, uruchamiamy w systemie jeden projekt dla kilku wakatów w różnych lokalizacjach. Dzięki temu zbieramy w jednym projekcie aplikacje od kandydatów z określonymi kompetencjami.

Do projektu przydzielonych jest wielu hiring managerów, którzy odpowiadają za rekrutacje w swoim regionie. Kandydat wypełniając formularz aplikacyjny oznacza rejon, w którym chce pracować, a Tutore stosuje filtry, które umożliwiają hiring managerom pracę z kandydatami z ich regionów.

Tutore: Takie rozwiązanie jest również ekonomiczne. Opłaty w większości ATS uzależnione są od liczby prowadzonych w systemie projektów rekrutacyjnych. Gdybyśmy musieli wprowadzać każdy projekt rekrutacyjny z osobna, byłoby ich bardzo dużo, a koszty ATS byłyby ogromne. Możliwość prowadzenia efektywnie rekrutacji na wiele wakatów za pomocą jednego projektu rekrutacyjnego pozwala nam te koszty znacząco obniżać.

3. Łatwe zarządzanie wieloma źródłami rekrutacji

Oferty pracy Tutore są kierowane do osób o bardzo różnych specjalizacjach. Poza instruktorami i  nauczycielami konkretnych przedmiotów firma poszukuje również lektorów do szkół językowych w całym kraju oraz pracowników biura. Oferty pracy publikowane są w wielu różnych kanałach, by zwiększyć penetrację rynku i pozyskać najlepszych pracowników.

Tutore: Cały system jest spięty z naszą stroną kariery po API. Dzięki temu wszystkie opublikowane w ATS oferty pracy są automatycznie widoczne na naszej firmowej stronie. Nie musimy też aktualizować witryny firmowej, bo jeśli zamykamy projekt rekrutacyjny, oferta znika również ze strony Tutore.

Przy tak wielu procesach konieczne jest też precyzyjne kierowanie kandydatów do konkretnych projektów:

Mocno korzystamy z tzw. linków referencyjnych w tomHRM, które pozwalają nam automatycznie kierować kandydatów do formularzy aplikacyjnych, dzięki czemu kandydatury są pozyskiwane bezpośrednio w systemie. Linki referencyjne wykorzystujemy praktycznie w każdym jobboardzie.

Tutore Poland to wyjątkowa firma nie tylko w swojej niszy biznesowej, ale również doskonały przykład tego, jak wykorzystać technologię do usprawniania zarządzania procesem rekrutacyjnym i dbałość o każdy jego etap. Dodatkowo, propozycje zmian w systemie, jakie firma przedstawiała tomHRM, zaowocowały wprowadzeniem usprawnień, z których korzystają również inni użytkownicy ATS.

Tutore o sobie:

Tutore to najwyższej jakości usługi edukacyjne dla każdego: od języków obcych, przez przedmioty szkolne, hobby i pasje aż po kursy biznesowe. Posiadamy kursy online i stacjonarne, uczymy ponad 20 języków obcych, programowania, gry na gitarze, grafiki, gry w szachy i wielu innych tematów.