Sygnalista

Sygnaliści pełnią w firmie niezwykle trudną funkcję, bardzo często wiąże się ona bowiem z negatywnym odbiorem ze strony kolegów, koleżanek oraz przełożonych. Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zatrudnia pracowników, musi jednak zdawać sobie sprawę z tego, że sygnaliści i ich działania podlegają ochronie prawnej. Wynika ona z z przepisów dyrektywy unijnej oraz polskiej ustawy o ochronie sygnalistów. Co więcej, sygnalista odgrywa bardzo ważną rolę przyczyniającą się do właściwego funkcjonowania firmy. Z naszego artykułu dowiesz się, kto to jest sygnalista, co konkretnie robi i czego dotyczy ochrona sygnalistów.

Sygnalista w firmie – kto to jest?

Sygnalista (inaczej: demaskator lub ang. whistleblower) to osoba, która kierując się dobrem wszystkich zatrudnionych oraz samej organizacji, zgłasza odpowiednim organom nieprawidłowości w firmie wynikające z nieprzestrzegania prawa. Wykryte nieetyczne lub niezgodne z prawem działania raportuje:

• do jednostek wewnętrznych – czyli zespołów lub osób funkcjonujących w danej firmie i zajmujących się dbaniem o przestrzeganie prawa, obsługą skarg etc.; na przykład do zarządu, swojego przełożonego czy działu compliance,
• do organów zewnętrznych – a więc zespołów bądź instytucji spoza danej firmy, które są odpowiedzialne za pilnowanie przestrzegania prawa; np. do Państwowej Inspekcji Pracy czy organów ścigania,
• do opinii publicznej – czyli ujawnia nieprawidłowości w taki sposób, by informacje o nich dotarły do jak największej liczby osób z i spoza firmy; na przykład zgłaszając się do telewizyjnego programu interwencji dziennikarskich czy opisuje sytuację w internecie.

W związku z taką „działalnością” sygnalista w firmie może być narażony na niechęć ze strony współpracowników czy przełożonych, a w szczególności osób odpowiedzialnych za wystąpienie danego naruszenia. Bardzo ważne jest zatem to, by każda osoba w organizacji miała świadomość tego, że sygnaliści w firmie są niezwykle potrzebni. Działają w imieniu wspólnego dobra całej firmy, nie tylko chroniąc prawa pracownicze, czyli dbając np. o właściwe traktowanie zatrudnionych, ale też często zabezpieczając organizację przed nałożeniem na firmę dotkliwych kar związanych z długotrwałym nieprzestrzeganiem prawa.

Należy również mieć na uwadze, że sygnaliści są objęci ochroną prawną wynikającą z przepisów o ochronie sygnalistów, w związku z którą nie można podejmować w stosunku do nich żadnych działań odwetowych. Więcej na ten temat przeczytasz w części „Ochrona sygnalistów”.

Kto może zostać sygnalistą w firmie?

Sygnalista nie jest określonym stanowiskiem bądź funkcją nadaną w sposób oficjalny przez firmę lub instytucję zewnętrzną. Pytanie nie brzmi zatem „kto może zostać sygnalistą w firmie”, a – kto może być sygnalistą w firmie. Jest nim bowiem każda osoba, która wie o naruszeniu prawa w danym miejscu pracy i decyduje się je zgłosić.

Co istotne, sygnalistą może być nie tylko pracownik firmy, której dotyczy zawiadomienie. Wykryte nieprawidłowości ma prawo zgłosić również stażysta, podwykonawca, dostawca, zleceniobiorca, osoba realizująca dzieło, akcjonariusz – czyli każdy, kto jest w jakiś sposób zawodowo związany z firmą, a nawet osoba, która nie zawarła jeszcze stosunku pracy, ale była kandydatem do pracy lub wolontariuszem. Katalog osób, które mogą zostać sygnalistami w firmie obejmuje art 3.1. Ustawy o ochronie sygnalistów.

Nie oznacza to jednak, że dowolna osoba może rzucać dowolne oskarżenia. Przepisy o ochronie sygnalistów mają zastosowanie wyłącznie w stosunku do osób, które:

• dokonują zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego zgodnie z ustawą,
• mają uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłaszane informacje na temat naruszeń są prawdziwe.

Co sygnalista może zgłosić?

Ustawa o ochronie sygnalistów wymienia liczne obszary nieprzestrzegania praw, które podlegają pod jej przepisy. Sygnalista może zatem zgłaszać niezastosowanie którychś z przepisów prawa związanych z:

• korupcją,
• zamówieniami publicznymi,
• usługami, produktami i rynkami finansowymi,
• zapobieganiem prania pieniędzy i finansowaniem terroryzmu,
• bezpieczeństwem produktów i ich zgodnością z wymogami,
• bezpieczeństwem transportu,
• ochroną środowiska,
• ochroną radiologiczną i bezpieczeństwem jądrowym,
• bezpieczeństwem żywności i pasz,
• zdrowiem i dobrostanem zwierząt,
• zdrowiem publicznym,
• ochroną konsumentów,
• ochroną prywatności i ochroną danych osobowych,
• bezpieczeństwem sieci i systemów informatycznych,
• interesami finansowymi Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynkiem wewnętrznym Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• konstytucyjnymi wolnościami i prawami człowieka i obywatela – występującymi w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanymi z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Czy w każdej firmie musi być sygnalista? Obowiązki pracodawców

Jak wspomnieliśmy, sygnalista nie jest określonym stanowiskiem czy oficjalnie pełnioną funkcją, zatem nie jest wybierany przez firmę. A tym samym w organizacji nie musi być sygnalisty – „pojawia się” w momencie, gdy któryś z pracowników zauważy jakieś nieprawidłowości w firmie i postanowi je zgłosić. Co jednak istotne, firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników będą miały obowiązek:

• Przygotowania oraz wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych – zgodnej z zasadami ochrony sygnalistów, przy czym procedura musi być skonsultowana z organizacją związkową lub z przedstawicielami pracowników (w przypadku braku zakładowego związku zawodowego). Skonsultowana oznacza, że wystarczy, ze zostanie omówiona. Firma nie musi zatem uzyskać zgody związków/przedstawicieli na jej zapisy.
• Utworzenia kanałów zgłoszeń wewnętrznych – czyli oficjalnych dróg umożliwiających sygnalistom dokonanie zgłoszenia wewnętrznego w sposób zgodny z wymogami ustawy. Co istotne, kanały te muszą spełniać następujące wymogi:
  • tożsamość sygnalisty może być ujawniona wyłącznie członkom personelu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych,
  • kanały zgłoszeń muszą obejmować przynajmniej przyjmowanie zawiadomień pisemnych (papierowych bądź elektronicznych) lub ustnych,
  • sygnalista musi otrzymać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie do 7 dni od jego otrzymania.
• Prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych – zgodnie z zasadami unijnej dyrektywy oraz ustawy implementującej jej przepisy w Polsce.
• Prowadzenia działań następczych – takich jak uruchomienie procedur wyjaśniających oraz dochodzeń wewnętrznych. Firma musi wyznaczyć bezstronny personel odpowiedzialny za komunikację z sygnalistą i podejmowanie działań następczych, a sygnalista musi zostać poinformowany o tychże działaniach maksymalnie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
• Zapewnienie ochrony sygnalistom – zgodnej ze wskazaniami ustawy, które przedstawiamy w dalszej części tekstu.

Przepisy mają zastosowanie do firm, dla których pracę świadczy przynajmniej 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty) niezależnie od formy umowy. Ustawa obejmuje również specyficzne podmioty, dla których przepisy mają zastosowanie bez progu liczby pracowników.

Ochrona sygnalistów – zakaz działań odwetowych

Osoby pracujące w firmie lub utrzymujące z nią kontakt zawodowy zazwyczaj jako pierwsze dostrzegają różnego rodzaju nieprawidłowości względem przestrzegania prawa.

Potrzeba wprowadzenia przepisów o ochronie sygnalistów wyniknęła z uznania przez Parlament Europejski i Radę UE, że: „Potencjalni sygnaliści często rezygnują ze zgłoszenia swoich zastrzeżeń lub podejrzeń z obawy przed działaniami odwetowymi. W związku z tym w coraz większym stopniu uznaje się […] znaczenie zapewnienia zrównoważonej i skutecznej ochrony sygnalistów”.

W przepisach unijnych i krajowych ustalono zatem środki ochrony sygnalistów, które polegają na zakazie prowadzenia wobec osób zgłaszających naruszenia prawa działań odwetowych. Za działania takie, wg Art 12.1 Ustawy uznaje się m.in:

• zawieszenie zgłaszającego w obowiązkach służbowych,
• wysłanie sygnalisty na przymusowy bezpłatny urlop,
• zwolnienie zgłaszającego lub podjęcia równoważnego działania (np. rozwiązanie umowy B2B),
• degradację sygnalisty lub wstrzymanie jego awansu,
• przekazanie obowiązków zgłaszającego innej osobie,
• zmianę miejsca pracy lub godzin pracy sygnalisty,
• obniżenie wynagrodzenia zgłaszającego,
• wstrzymanie szkoleń sygnalisty,
• wydanie negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy zgłaszającego,
• nałożenie na sygnalistę lub zastosowanie wobec niego jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary,
• stosowanie wobec zgłaszającego przymusu, zastraszania, mobbingu, wykluczenia, dyskryminacji oraz niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania,
• nieprzekształcenie sygnaliście umowy o pracę na czas określony w umowę na czas nieokreślony w momencie, gdy spodziewane było zaoferowanie stałego zatrudnienia,
• nieprzedłużenie zgłaszającemu umowy na czas określony lub jej wcześniejszego rozwiązania,
• działanie na szkodę sygnalisty, np. poprzez nadszarpnięcie jego reputacji czy pozbawienie go dochodu,
• umieszczenia zgłaszającego na czarnej liście na podstawie nieformalnego albo formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, czego skutkiem byłoby utrudnienie lub uniemożliwienie sygnaliście znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze/branży,
• wcześniejsze rozwiązanie lub wypowiedzenie sygnaliście umowy o świadczenie usług bądź dotyczącej towarów, co zaowocuje strata finansową lub utrata dochodu,
• działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
• skierowanie sygnalisty na badania psychiatryczne albo lekarskie,
• wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Co ważne, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że działania, które podjął względem sygnalisty nie sa działaniem odwetowym.

Ochrona sygnalistów – środki wsparcia i ochrony przed działaniami odwetowymi

Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie Unii Europejskiej obowiązek zapewnienia potencjalnym sygnalistom określonych środków wsparcia:

• bezpłatnego, otwartego dostępu do informacji i porad dotyczących ochrony prawnej oraz przysługujących praw,
• pomocy ze strony właściwych organów w kontaktach z organami zaangażowanymi w ochronę przed działaniami odwetowymi,
• pomocy ze strony właściwych organów w uzyskaniu zaświadczenia o kwalifikacji do objęcia omawianą ochroną,
• pomocy prawnej w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych, a także w dalszych postępowaniach,
• doradztwa prawnego lub innej pomocy prawnej.

Przepisy określają również środki ochrony przed działaniami odwetowymi:

• sygnaliści nie ponoszą odpowiedzialności w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym wykonanym zgodnie z prawem,
• zgłaszający nie ponoszą odpowiedzialności w związku z uzyskaniem danej informacji, o ile nie uzyskali jej poprzez dokonanie przestępstwa,
• udostępnienie sygnalistom środków zaradczych w odpowiedzi na działania odwetowe, np. ochrony prawnej,
• zapewnienie zgłaszającemu odszkodowania za poniesioną ewentualnie szkodę.

Przepisy ustawy mają na celu przede wszystkim ochronę sygnalistów, jednak przewidują również środki ochrony organizacji, które mają zapobiegać nieuzasadnionym zgłoszeniom tj. odpowiedzialność karna za zgłoszenie fałszywe oraz możliwość dochodzenia odszkodowania od sygnalisty za nieuprawnione oskarżenia.