Aplikacja urlopowa

Pracownik składa elektroniczny wniosek o wybrany typ urlopu lub nieobecności, podaje datę, opcjonalnie może wybrać zastępcę, dołączyć dokumenty lub dodatkowe informacje.

Wniosek jest przekazywany automatycznie do akceptacji zgodnie ze skonfigurowaną ścieżką akceptacji. Wniosek jest archiwizowany i może być przekazywany do systemów kadrowych.

Na każdym etapie procesu aplikacji  wysyła powiadomienia o zmianie statusu.

Aplikacja pilnuje limitów dni urlopowych oraz pozwala na skonfigurowanie dowolnych typów urlopów lub nieobecności.

Aplikacja umożliwia zdefiniowanie dowolnych typu urlopów lub nieobecności oraz przypisanie odrębnej ścieżki akceptacji dla każdego z nich.

Przykładowe typy urlopów:

• urlop wypoczynkowy,
• urlop na żądanie,
• urlop okolicznościowy,
• urlop bezpłatny,
• urlop macierzyński,
• urlop ojcowski,
• urlop rodzicielski,
• urlop wychowawczy,
• opieka nad dzieckiem,
• urlop opiekuńczy,
• dni wolne na poszukiwanie pracy,
• urlop szkoleniowy.

W aplikacji zdefiniujesz również:

• pracę zdalną,
• chorobowe,
• konferencje, szkolenia,
• delegacje,
• odbiór dni wolnych za nadgodziny,
• inne.

Pracownik loguje się do aplikacji, wybiera typ nieobecności, o jaki chce wnioskować i wypełnia formularz online. Wniosek jest automatycznie przekazywany do akceptacji, a osoba akceptująca otrzymuje powiadomienie o czekającym wniosku. Po uzyskaniu akceptacji (lub odrzuceniu wniosku) pracownik otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu.

Tak, aplikacja jest zgodna z przepisami prawa pracy.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, wnioski o urlop mogą być składane elektronicznie.

Aplikacja pozwala na składanie różnych typów wniosków, śledzenie procesu akceptacji, archiwizowanie wniosków oraz wszelkich prowadzonych zmian. Pozwala wygenerować raporty urlopów zaległych i tworzyć plany urlopowe dla pracowników.

Tak, pracownik może zapisać wniosek jako plan. Przełożony ma podgląd planów urlopowych każdego pracownika.

Tak, można wygenerować raport zaległych urlopów pracowników. Manager w każdym momencie może sprawdzić ile urlopu pozostało jego podwładnym do wykorzystania w roku bieżącym, wliczając w to urlop zaległy z poprzednich lat.

Tak, każdy wniosek urlopowy można pobrać w formacie .pdf

Będzie on zawierał informacje takie jak:

• typ wniosku,
• status,
• kto złożył wniosek,
• jakiej formy zatrudnienia dotyczy,
• okres i liczba dni urlopu,
• zastępstwo,
• informacje dodatkowe,
• kto i kiedy rozpatrywał wniosek.

Nasza aplikacja do planowania urlopów oferuje:

• automatyczne generowanie raportów urlopowych i wysyłanie ich na wskazany adres e-mail,
• raport limitów dni urlopowych,
• zestawienie wniosków o nieobecność,
• zestawienie delegacji,
• eksport urlopów do XLS/CSV.

Tak, umożliwia składanie wniosków o delegacje oraz rozliczanie zaliczek.

Jeśli potrzebujesz programu do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych, wybierz moduł Delegacje PRO.

Sprawdź również w naszym poradniku online, na czym polega różnica między bezpłatną opcją obsługi delegacji w module aplikacji urlopowej a jej wersją PRO.

Tak, możesz stworzyć dowolną liczbę wniosków o urlop lub nieobecność, które będą dedykowane różnym grupom pracowników w zależności od formy zatrudnienia, działu, oddziału czy płci.

Efekt? Pracownicy na umowę o pracę mają swoje rodzaje urlopów, dla osób na B2B możesz przygotować wnioski o płatne nieobecności, dla osób pracujących w konkretnym oddziale np. wolne na wolontariat.

Każdy typ wniosku ma ścieżkę akceptacji, która może być jedno- lub wielostopniowa. Możesz stworzyć tyle różnych ścieżek, ile potrzebujesz. Aplikacja elastycznie dopasuje się do potrzeb Twojej organizacji.

Tak, aplikacja pozwala na samodzielne skonfigurowanie wielu parametrów dla każdego urlopu lub nieobecności:

• własna nazwa urlopu, kod, kolor w kalendarzu,
• jednostka urlopu (dni / godziny),
• maksymalna liczba dni do pobrania w jednym wniosku,
• sterowanie widocznością powodu nieobecności w kalendarzu urlopów,
• ustalanie czy i kto może składać wnioski z datą wsteczną,
• czy trzeba wskazywać zastępcę,
• i wiele innych.

Pozwala to na elastyczne dopasowanie parametrów urlopów do potrzeb Twojej firmy, nawet jeśli są nietypowe bądź wynikają z innych niż polskie przepisów prawa pracy.

Tak, do aplikacji mają dostęp pracownicy niezależnie od lokalizacji – wystarczy dostęp do internetu. Pracujący stacjonarnie, hybrydowo czy w pełni zdalnie.

Każdy oddział może też mieć dostęp do własnego zestawu wniosków urlopowych, z własną polityką urlopową, ścieżkami akceptacji.

Niezależnie od tego jak wygląda struktura Twojej firmy, aplikacja może zostać dopasowana do jej potrzeb.

• Aplikacja spełnia normy RODO i przestrzega zasad Data Privacy Framework (Ramy ochrony prywatności danych).
• Umożliwia dostosowanie konfiguracji bezpieczeństwa do polityki bezpieczeństwa firmy
  (SSO, uwierzytelnianie 2FA,, pakiet Enterprise Security).
• Dane są przechowywane w najnowocześniejszych centrach danych na terenie Unii Europejskiej.
• Ochrona antywirusowa zapewniająca automatyczne skanowanie plików przy dodawaniu i pobierania.

Przeczytaj więcej o bezpieczeństwie danych.

Tak, aplikacja pozwala wyznaczony osobom na złożenie wniosku za pracownika. Obsługuje również system zastępstw, umożliwiających procesowanie wniosków w zastępstwie nieobecnego pracownika.

Tak. Można też zintegrować się z systemem kadrowym lub wskazać adresy mailowe, na które wnioski mają być wysyłane. Mogą to być adresy e-mail zewnętrznego biura księgowego / kadrowego.

Aktualnie integrujemy się z Comarch Optima, Enova365, Sage, SAP, Unit4Teta, Simple.
Udostępniamy też API, co umożliwia wymianę komunikacji między tomHRM a innymi systemami.

Jeśli potrzebujesz innych integracji lub dodatkowych informacji napisz do nas.

• Aplikacja posiada rozbudowany system uprawnień umożliwiający zarządzanie dostępem do poszczególnych funkcji systemu.
• Zmiany w ustawieniach aplikacji są monitorowane za pomocą change log i audit log.
• Aplikacja zabezpiecza możliwość usuwania wniosków czy dokonywania zmian bez autoryzacji oraz dba o poprawne naliczanie urlopów i wykorzystanie limitów.

W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub kontroli legalności zatrudnienia Straży Granicznej aplikacja pozwala na wygenerowanie raportów urlopów. Archiwizuje też wszystkie wnioski z pełną historią zmian, co zapewnia transparentność i dostępność dokumentów podczas kontroli.

Aplikacji można używać na urządzeniach mobilnych z dostępem do internetu za pomocą przeglądarki internetowej.

Import pracowników do systemu oraz limitów dni urlopowych wykonasz za pomocą wygodnego arkusza Excel w ciągu jednego dnia. Dostęp do aplikacji możesz nadać pracownikom w dowolnym momencie. System automatycznie wyśle im wiadomość powitalną.

Nasz zespół Customer Success pomoże Ci skonfigurować aplikację i dostarczy dodatkowe materiały wspierające wdrożenie pracowników.

Obecnie (sierpień 2025) prawo wymaga złożenia pisemnego wniosku tylko w sytuacji urlopu bezpłatnego. W pozostałych typach urlopów wystarczy wersja elektroniczna.

W językach:

• polski
• angielski.

Tak, masz 30 dni na bezpłatne testy. Załóż konto testowe.

Możesz również umówić się na bezpłatne konsultacje.