Odwołanie pracownika z urlopu, kiedy możliwe i kto pokrywa koszty
Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu i jakie koszty musi mu zwrócić. Zasady z art. 167 Kodeksu pracy wyjaśnione na przykładach.
Pracownik jest na urlopie, a w firmie wybucha sytuacja, której nikt nie przewidział. Czy można kazać mu wrócić do pracy? Kodeks pracy dopuszcza taki ruch, ale obwarowuje go warunkami, których nie wolno naginać do wygody pracodawcy. Odwołanie z urlopu to narzędzie na prawdziwe wyjątki, nie na łatanie braków w grafiku.
Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu
Podstawą jest art. 167 Kodeksu pracy. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Kluczowe są dwa słowa: nieprzewidziane i wymagają.
Nieprzewidziane oznacza, że w momencie, gdy pracownik szedł na urlop, nikt nie mógł tej sytuacji rozsądnie zaplanować. Awaria krytycznego systemu, nagła kontrola, wypadek, który wymaga obecności konkretnej osoby. Zwykłe spiętrzenie pracy, choroba innego pracownika czy sezonowy wzrost zamówień zwykle się do tego nie kwalifikują, bo są przewidywalne i można je obsłużyć inaczej.
Wymagają oznacza, że chodzi o obecność tego konkretnego pracownika, a nie kogokolwiek. Jeśli sprawę może załatwić ktoś inny obecny w firmie, podstawa do odwołania odpada.
Warto to odróżnić od dwóch innych sytuacji. Odwołanie z urlopu dotyczy urlopu, który już się zaczął i pracownik na nim przebywa. Przesunięcie terminu urlopu przed jego rozpoczęciem reguluje art. 164, a obowiązkowe przesunięcie z powodu choroby czy innej usprawiedliwionej nieobecności art. 165. To osobne mechanizmy i nie należy ich mylić.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w zarządzaniu urlopami i nieobecnościami.
Czy pracownik musi wrócić
Tak. Odwołanie z urlopu to polecenie służbowe, a nie propozycja, więc pracownik ma obowiązek się do niego zastosować i stawić w pracy w wyznaczonym terminie. Odmowa bez uzasadnionej przyczyny może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych. W praktyce pracodawca powinien jednak dać pracownikowi realny czas na powrót, zwłaszcza gdy ten wypoczywa daleko od miejsca pracy.
Kto pokrywa koszty odwołania
To jest część, o której pracodawcy najczęściej zapominają, a która wynika wprost z art. 167 paragraf 2. Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty poniesione w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu.
W praktyce chodzi o wydatki, które przepadły albo urosły przez wcześniejszy powrót. Zmiana biletu lotniczego lub kolejowego, niewykorzystane doby hotelowe, opłacona z góry wycieczka, z której pracownik nie skorzystał, dodatkowe koszty podróży powrotnej. Przyjmuje się, że jeśli pracownik wypoczywał z rodziną i wykupił wspólny wyjazd, zwrot może obejmować także tę część kosztów, która przepadła w związku z przerwaniem wspólnego urlopu. Ta kwestia bywa jednak sporna, dlatego warto ustalić ją indywidualnie i oprzeć na dokumentach.
Stąd jedna praktyczna rada dla pracownika: zachowaj paragony, rezerwacje i potwierdzenia płatności. Bez nich wykazanie wysokości poniesionych kosztów będzie trudne, a to na pracowniku spoczywa ciężar udokumentowania, ile faktycznie stracił.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w zarządzaniu urlopami i nieobecnościami.
Co warto zapisać po stronie firmy
Odwołanie z urlopu warto potwierdzić na piśmie lub w systemie, z krótkim wskazaniem przyczyny. Po pierwsze, porządkuje to sytuację, jeśli pracownik zakwestionuje zasadność odwołania. Po drugie, ułatwia późniejsze rozliczenie zwracanych kosztów. Po trzecie, nieodebrane dni urlopu wracają do puli pracownika i trzeba je udzielić w innym terminie, więc muszą zostać poprawnie odnotowane w ewidencji.
Cały ten obieg, od potwierdzenia odwołania po powrót niewykorzystanych dni do puli, łatwiej prowadzić w jednym miejscu. Pomagają w tym elektroniczne wnioski urlopowe, które zapisują historię decyzji i automatycznie aktualizują saldo urlopu.
Podstawa prawna
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (art. 164, art. 165, art. 167), tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277.
