Jak prowadzić ewidencję czasu pracy zdalnej i hybrydowej
Ewidencja czasu pracy zdalnej obejmuje dokładnie te same dane co ewidencja pracownika stacjonarnego: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, dni wolne i nieobecności. Zmienia się jedynie sposób pozyskiwania danych.
Ewidencja czasu pracy zdalnej obejmuje dokładnie te same dane co ewidencja pracownika stacjonarnego: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, dni wolne i nieobecności, zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Przepisy o pracy zdalnej nie przewidują tu żadnego wyjątku. Zmienia się jedynie sposób pozyskiwania danych, bo pracownika nie widać w biurze. Ten poradnik pokazuje, jak zorganizować to zgodnie z przepisami.
Podstawa prawna: trzy formy pracy zdalnej
Pracę zdalną regulują art. 67 ze znaczkiem 18 i następne Kodeksu pracy. W praktyce spotkasz trzy warianty: pracę zdalną całkowitą, hybrydową (częściowo w domu, częściowo w zakładzie) oraz okazjonalną, udzielaną na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa porozumienie ze związkami zawodowymi albo regulamin, a przy pracy okazjonalnej wystarczy wniosek. Obowiązek ewidencji jest identyczny w każdym z trzech wariantów.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Jakie dane zbierasz od pracownika zdalnego
Karta ewidencji pracownika zdalnego musi zawierać ten sam komplet informacji co karta pracownika biurowego:
- godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdym dniu roboczym,
- liczbę przepracowanych godzin, w tym godzin nadliczbowych,
- pracę w porze nocnej, jeżeli wystąpiła,
- dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- urlopy, zwolnienia od pracy i pozostałe nieobecności.
Nie ma znaczenia, że pracownik wykonuje pracę z domu: dane muszą odzwierciedlać rzeczywisty przebieg dnia, a nie szablon wklejany co miesiąc.
Jak potwierdzać obecność i czas pracy na odległość
Sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy określa regulamin pracy (art. 104 ze znaczkiem 1 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy) i nic nie stoi na przeszkodzie, aby dla pracy zdalnej przewidzieć formę elektroniczną: zgłoszenie rozpoczęcia pracy w aplikacji, w systemie firmowym albo wiadomością do przełożonego. Najlepiej sprawdza się rozwiązanie, w którym to samo zgłoszenie zasila od razu kartę ewidencji, bo eliminuje przepisywanie danych i rozjazdy między dokumentami. Ustal jedną formę dla wszystkich pracowników zdalnych i zapisz ją wprost w regulaminie lub porozumieniu.
Kontrola pracy zdalnej a ewidencja
Kodeks pracy pozwala kontrolować pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej na zasadach uzgodnionych w regulaminie lub porozumieniu. Ewidencja i kontrola to jednak dwa odrębne obszary: ewidencja dokumentuje czas, kontrola weryfikuje wykonywanie pracy, bhp i ochronę informacji. Jeżeli stosujesz narzędzia monitorowania aktywności, pamiętaj o przepisach o monitoringu z art. 22 ze znaczkiem 3 Kodeksu pracy: cel, zakres i sposób kontroli muszą być określone i zakomunikowane. Danych z monitoringu nie wolno traktować jako zamiennika ewidencji, mogą ją najwyżej uzupełniać.
Nadgodziny na home office
Praca nadliczbowa zdalnie powstaje na tych samych zasadach co w biurze: na polecenie pracodawcy albo za jego wiedzą i zgodą. Ryzykiem specyficznym dla pracy zdalnej są ciche nadgodziny, czyli praca po godzinach widoczna w logowaniach i mailach, ale nieujęta w ewidencji. Taka rozbieżność w sporze działa przeciwko pracodawcy, dlatego bezpieczniej jest jasno uregulować zasady zlecania nadgodzin i reagować, gdy rzeczywista aktywność odbiega od zapisów w karcie.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Najczęstsze błędy przy ewidencji pracy zdalnej
- papierowa lista obecności dla zespołu, którego połowa nie bywa w biurze,
- karta wypełniana szablonowo tymi samymi godzinami każdego dnia, niezależnie od rzeczywistości,
- brak zapisów o formie potwierdzania obecności w regulaminie lub porozumieniu,
- pomijanie dni pracy zdalnej okazjonalnej w bieżącej ewidencji.
Każdy z tych błędów wychodzi przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy albo w sporze o nadgodziny, a od 8 lipca 2026 r. nierzetelna dokumentacja to grzywna od 2000 do 60 000 zł z art. 281 Kodeksu pracy.
Ewidencja, która działa z każdego miejsca
Najprościej spełnić te wymogi narzędziem, w którym rejestracja i karta ewidencji to jeden proces. Tak działa ewidencja czasu pracy online w tomHRM: pracownik zgłasza rozpoczęcie i zakończenie pracy z przeglądarki lub telefonu, system nalicza godziny i nadgodziny, a nieobecności zaciąga z wniosków urlopowych. Raport miesięczny dla całego zespołu, biurowego i zdalnego, generujesz jednym kliknięciem.
Przetestuj to na własnym zespole hybrydowym: darmowe konto na 30 dni, bez zobowiązań, konfiguracja zajmuje mniej czasu niż jedno miesięczne zbieranie podpisów.
