Zmiany w prawie pracy i podatkach 2026/2027 - przewodnik dla działów HR i kadr

Zmiany w prawie pracy 2026/2027 w pigułce

Zmiany w prawie pracy na przełomie 2026 i 2027 roku obejmują nowe zasady liczenia stażu pracy, jawność wynagrodzeń w rekrutacji, wyższą płacę minimalną (4806 zł w 2026 i 4950 zł w 2027), rozszerzone uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy oraz etapowe wejście obowiązkowego KSeF. Dla działów kadr każda z tych zmian oznacza konkretne zadanie wdrożeniowe przypisane do ściśle określonej daty.

Ten przewodnik porządkuje je tematycznie, wskazuje podstawę prawną, status legislacyjny oraz to, co dokładnie musi zrobić dział HR. Na końcu znajdziesz kalendarz dat wejścia w życie, który warto przenieść do firmowego harmonogramu obowiązków.

Co zmienia się w płacy minimalnej w 2026 i 2027 roku?

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i umów o świadczenie usług 31,40 zł brutto. Kwoty te ustaliło rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242), wydane na podstawie ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2024 poz. 1773). W przeciwieństwie do lat 2023 i 2024 stawka nie zmienia się dwa razy w ciągu roku, obowiązuje przez wszystkie dwanaście miesięcy.

Na 2027 rok, zgodnie z założeniami do projektu rozporządzenia Rady Ministrów opublikowanymi 7 sierpnia 2026 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych RM (propozycję Rada Ministrów przyjęła 9 czerwca 2026 r.), minimalne wynagrodzenie ma wynieść 4950 zł brutto, a stawka godzinowa 32,30 zł brutto. To wzrost o 144 zł miesięcznie, czyli o 3 procent, jedna z najniższych dynamik od lat. Wcześniejsza rekomendacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z czerwca 2026 r. była wyższa i zakładała 4986 zł oraz 32,60 zł. Rada Dialogu Społecznego nie wypracowała wspólnego stanowiska w ustawowym terminie, dlatego ostateczną wysokość określa Rada Ministrów w rozporządzeniu wydawanym do 15 września 2026 r. Strona związkowa, we wspólnym stanowisku NSZZ „Solidarność", OPZZ i Forum Związków Zawodowych z 28 maja 2026 r., postulowała wzrost o nie mniej niż 8,2 procent, czyli o 394 zł, do co najmniej 5200 zł brutto. Zgodnie z przepisami kwota finalna nie może być jednak niższa od propozycji rządowej.

Dla działu kadr płaca minimalna to nie jedna liczba w systemie. Od niej zależą między innymi dodatek za pracę w porze nocnej, minimalna podstawa wynagrodzenia chorobowego, kwoty wolne od potrąceń komorniczych oraz maksymalna odprawa z ustawy o zwolnieniach grupowych, stanowiąca piętnastokrotność płacy minimalnej. Ta ostatnia wzrośnie z 72 090 zł w 2026 r. do 74 250 zł w 2027 r. Zmianę stawki trzeba wprowadzić w listach płac ze skutkiem od pierwszego dnia roku i przeliczyć wszystkie powiązane świadczenia.

Przetestuj bezpłatnie tomHRM

Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w zapewnieniu zgodności z prawem pracy.

Załóż konto i testuj

Ile wynosi wymiar czasu pracy w 2027 roku?

Wymiar czasu pracy w 2027 roku to 2008 godzin, czyli 251 dni roboczych po 8 godzin, przy 114 dniach wolnych. Roczna suma jest identyczna jak w 2026 roku, ale rozkład godzin w poszczególnych miesiącach się różni, więc przeniesienie ubiegłorocznych grafików bez korekty prowadzi do błędu w rozliczeniu. Wyliczenie opiera się na art. 130 Kodeksu pracy, zgodnie z którym każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar o 8 godzin.

W 2027 roku dwa święta wypadają w sobotę, Święto Pracy 1 maja oraz pierwszy dzień Bożego Narodzenia 25 grudnia. Każde z nich obniża wymiar czasu pracy i zobowiązuje pracodawcę do wyznaczenia innego dnia wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym. Maj 2027 ma zaledwie 144 godziny wymiaru, co warto uwzględnić przy planowaniu harmonogramów i urlopów. Szczegółowe rozliczenie miesiąc po miesiącu omawiamy w osobnym opracowaniu Czas pracy w 2027 roku - kompletny przewodnik.

Nowe zasady liczenia stażu pracy: co musi zrobić kadrowa?

To jedna z najgłębszych zmian ostatnich lat. Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423) dodała do Kodeksu pracy art. 302(1) i 302(2), które rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Do okresu zatrudnienia zalicza się teraz między innymi okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia i umów o świadczenie usług, współpracy przy działalności, a także udokumentowaną pracę zarobkową za granicą inną niż stosunek pracy.

Przepisy weszły w życie dwuetapowo, od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. Jeżeli poszczególne okresy pokrywają się w czasie, wlicza się tylko jeden z nich, najkorzystniejszy dla pracownika. Nowe okresy przekładają się na uprawnienia zależne od stażu, czyli wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, wysokość odprawy oraz nagrody jubileuszowe.

Obowiązki działu kadr są tu bardzo konkretne. Przeliczenie stażu następuje wyłącznie na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika, przede wszystkim zaświadczeń z ZUS. Pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie potwierdzeń, a okresów nieudokumentowanych w tym czasie pracodawca nie musi uwzględniać. Kadry nie mają obowiązku automatycznego przeliczania stażu wszystkim zatrudnionym, reagują na wnioski. Warto przygotować procedurę przyjmowania takich dokumentów i weryfikacji dat, bo od prawidłowego przeliczenia zależy choćby przejście z 20 na 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Jawność wynagrodzeń: jakie obowiązki mają pracodawcy?

Pierwszy etap jawności wynagrodzeń obowiązuje od 24 grudnia 2025 r. na podstawie ustawy z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807). Od tej daty pracodawca musi przekazać kandydatowi informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale, najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy. Zakazane jest pytanie kandydata o wysokość dotychczasowych zarobków, a nazwy stanowisk w ogłoszeniach powinny być neutralne płciowo.

Warto rozwiać częste nieporozumienie. Nowe przepisy nie oznaczają, że pracownik może sprawdzić pensję konkretnej osoby. Prawo dotyczy informacji o wynagrodzeniu na danym stanowisku, w tym o widełkach i średnich z podziałem na płeć, a nie indywidualnych danych imiennych.

Drugi, szerszy etap wynika z unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń, którą Polska ma wdrożyć do 7 czerwca 2026 r. Obejmie on między innymi raportowanie luki płacowej przez większych pracodawców oraz prawo pracownika do informacji o poziomach wynagrodzeń. Polski projekt ustawy wdrażającej pełną implementację pozostawał w toku prac legislacyjnych, dlatego dział kadr powinien śledzić status krajowej ustawy, a nie zakładać, że wszystkie obowiązki działają już dziś. W praktyce już teraz warto uporządkować siatkę płac i obiektywne kryteria wynagradzania, bo to najbardziej czasochłonny element przygotowań.

Nowe uprawnienia PIP: przekształcanie umów B2B w etaty

Od 8 lipca 2026 r. obowiązuje ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473). Najważniejsza zmiana daje okręgowemu inspektorowi pracy prawo do stwierdzenia w drodze decyzji administracyjnej istnienia stosunku pracy, gdy praca faktycznie jest wykonywana w warunkach z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, mimo zawarcia umowy cywilnoprawnej lub kontraktu B2B. Procedura jest dwuetapowa, najpierw inspektor wydaje polecenie usunięcia naruszeń, a dopiero brak reakcji otwiera drogę do decyzji reklasyfikacyjnej. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy.

Nowelizacja podniosła również grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Podstawowy przedział z art. 281 § 1 Kodeksu pracy wzrósł z dotychczasowych 1000 do 30 000 zł na 2000 do 60 000 zł, a za najpoważniejsze, kwalifikowane naruszenia górna granica sięga 90 000 zł. Prezydent podpisał ustawę 2 kwietnia 2026 r. i skierował ją następnie do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej, jednak samo skierowanie nie wstrzymało wejścia przepisów w życie. Ustawa przewiduje okres przejściowy do 8 lipca 2027 r., w którym możliwe jest dobrowolne przekształcenie umów bez odpowiedzialności za wykroczenie.

Dla działów HR i zarządów oznacza to konieczność przeglądu wszystkich umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B pod kątem rzeczywistych cech współpracy. Kluczowe są zapisy o podporządkowaniu, miejscu i czasie pracy oraz osobistym charakterze świadczenia. Okres przejściowy warto potraktować jako czas na uporządkowanie umów, a nie jako margines do ignorowania.

Co zmienia obowiązkowy KSeF dla działów administracji i kadr?

Krajowy System e-Faktur wchodzi etapami na podstawie ustawy z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów faktury w KSeF wystawiają od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od tego samego dnia wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury w systemie. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania obejmuje pozostałych podatników VAT, a od 1 stycznia 2027 r. najmniejsze podmioty o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł. Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF trzeba też podawać w przelewach między podatnikami.

Choć KSeF dotyczy przede wszystkim księgowości, dział administracji często odpowiada za obieg faktur kosztowych, zarządzanie uprawnieniami w systemie oraz procedury na wypadek awarii. Te procesy warto uporządkować i przetestować przed pełnym wejściem obowiązku, zanim liczba dokumentów w systemie gwałtownie wzrośnie.

Ochrona sygnalistów: stan wdrożenia

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) obowiązuje od 25 września 2024 r. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób ma obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń prawa po konsultacjach z przedstawicielami pracowników oraz zapewnienia ochrony przed działaniami odwetowymi. Ochroną objęci są nie tylko pracownicy etatowi, lecz także zleceniobiorcy, osoby na kontraktach B2B, stażyści i wolontariusze. Firmy, które nie mają jeszcze wdrożonej procedury, powinny uzupełnić tę lukę bezzwłocznie, bo obowiązek działa już od ponad dwóch lat.

Podatki i składki: co powinien wiedzieć dział płac?

W obszarze PIT skala podatkowa pozostaje bez zmian. Kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł, pierwszy próg do 120 000 zł opodatkowany jest stawką 12 procent, nadwyżka stawką 32 procent, a kwota zmniejszająca podatek to 3600 zł rocznie. Wartości te obowiązują w 2026 roku i najprawdopodobniej także w 2027 roku, zgodnie ze średniookresowym planem budżetowo-strukturalnym. Danina solidarnościowa 4 procent dotyczy dochodów powyżej 1 mln zł.

Składki ZUS przedsiębiorców w 2026 roku wzrosły wyraźnie. Zgodnie z projektem ustawy budżetowej na 2026 r. prognozowane przeciętne wynagrodzenie ustalono na 9420 zł, wobec 8673 zł rok wcześniej, dlatego podstawa wymiaru dla dużego ZUS wynosi 5652 zł, czyli 60 procent tej kwoty. Podstawa składek preferencyjnych to 30 procent płacy minimalnej, czyli 1441,80 zł. Od 2026 r. ulga Mały ZUS Plus może być stosowana przez 36 miesięcy w każdym 60-miesięcznym okresie prowadzenia działalności, co wynika z art. 18c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W Pracowniczych Planach Kapitałowych wpłata podstawowa pracownika wynosi 2 procent wynagrodzenia, a pracodawcy co najmniej 1,5 procent. Osoby o niższych dochodach, których łączne wynagrodzenie nie przekracza 120 procent płacy minimalnej, czyli 5767,20 zł w 2026 r., mogą obniżyć wpłatę własną do 0,5 procent. Kolejny ponowny autozapis przypada w 2027 roku i wygasi wcześniejsze deklaracje rezygnacji, co warto uwzględnić w kalendarzu obowiązków płacowych już teraz.

Przetestuj bezpłatnie tomHRM

Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w zapewnieniu zgodności z prawem pracy.

Załóż konto i testuj

Zasiłek chorobowy od pierwszego dnia: gdzie jest projekt?

Zapowiadana reforma przenosząca finansowanie wynagrodzenia chorobowego na ZUS od pierwszego dnia nieobecności nie weszła w życie. Nadal obowiązują dotychczasowe zasady, zgodnie z którymi pracodawca finansuje wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku, a w przypadku pracownika po 50. roku życia przez pierwsze 14 dni. Dopiero po tym okresie zasiłek wypłaca ZUS na podstawie ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Projekt ustawy przenoszącej finansowanie na ZUS utknął na etapie prac rządowych, dlatego dział płac powinien planować budżet i procedury w oparciu o obowiązujące limity 33 i 14 dni.

Urlopy i wnioski urlopowe: aktualny stan uprawnień

Pakiet dni wolnych, którym dysponuje pracownik, obejmuje kilka niezależnych uprawnień o różnych zasadach. Warto je rozróżniać, bo dotyczą innych sytuacji i inaczej wpływają na wynagrodzenie:

• urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni w zależności od stażu,
• urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni, bezpłatny, przysługujący na podstawie art. 173(1) Kodeksu pracy w celu zapewnienia opieki członkowi rodziny lub osobie z gospodarstwa domowego,
• zwolnienie z powodu siły wyższej w wymiarze 2 dni lub 16 godzin z prawem do 50 procent wynagrodzenia,
• zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do 14 lat w wymiarze 2 dni lub 16 godzin z zachowaniem pełnego wynagrodzenia na podstawie art. 188 Kodeksu pracy.

Urlop opiekuńczy oraz zwolnienie z powodu siły wyższej udziela się na wniosek pracownika, przy czym niewykorzystane dni przepadają z końcem roku i nie przechodzą na kolejny. To istotny argument za sprawnym, elektronicznym obiegiem wniosków, który pozwala kontrolować salda i terminy. Cyfrowe elektroniczne wnioski urlopowe eliminują ryzyko przeoczenia limitów i porządkują dokumentację, którą i tak trzeba przechowywać. Zasady prowadzenia dokumentacji urlopowej opisujemy szerzej w osobnym poradniku Dokumentacja urlopowa w 2026, a kwestię odbioru dnia wolnego za święto przypadające w sobotę w tekście Dzień wolny za święto w sobotę.

Ewidencja czasu pracy: obowiązki, kontrole i przechowywanie

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy niezależnie od liczby zatrudnionych. Ewidencja ma umożliwiać prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń, dlatego musi obejmować pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych, a także dyżury, urlopy i inne nieobecności. Częsty błąd wychwytywany podczas kontroli to wykazywanie wyłącznie sumy godzin bez rozdzielenia nadgodzin i pracy nocnej. Na żądanie pracownika ewidencję trzeba udostępnić, a odmowa jest naruszeniem jego praw.

Dokumentację czasu pracy przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, dla umów nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. Dla wcześniejszych umów okres wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raporty informacyjne. Brak prawidłowej dokumentacji pracowniczej zagrożony jest grzywną na podstawie przepisów o wykroczeniach przeciwko prawom pracownika, a po nowelizacji ustawy o PIP kwoty tych grzywien wzrosły.

Rzetelna ewidencja jest też pierwszą linią obrony w sporach o wynagrodzenie za nadgodziny. Prowadzenie jej w Excelu bywa ryzykowne ze względu na brak zabezpieczenia przed edycją i błędy formuł, o czym piszemy w opracowaniu Ewidencja czasu pracy w Excelu. Legalność i wymogi cyfrowego rozwiązania omawiamy w tekście elektroniczna ewidencja czasu pracy - przepisy. Sprawna ewidencja czasu pracy w systemie cyfrowym dostarcza audytowalny zapis, którego oczekuje inspektor podczas kontroli.

Kalendarz najważniejszych dat wdrożeniowych

Dla porządku warto zebrać kluczowe momenty, które dział kadr powinien mieć w kalendarzu:

• 24 grudnia 2025 r., pierwszy etap jawności wynagrodzeń w rekrutacji,
• 1 stycznia i 1 maja 2026 r., wejście w życie nowych zasad stażu pracy dla sektora publicznego i prywatnego,
• 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., kolejne etapy obowiązkowego KSeF,
• 7 czerwca 2026 r., termin pełnej implementacji dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń,
• 8 lipca 2026 r., wejście w życie nowych uprawnień PIP,
• 1 stycznia 2027 r., wyższa płaca minimalna oraz ostatni etap KSeF.