Zadaniowy czas pracy a ewidencja czasu pracy. Co i jak dokumentuje pracodawca
W zadaniowym systemie czasu pracy pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy, ale karta ewidencji czasu pracy pozostaje obowiązkowa. Wynika to z art. 149 § 2 Kodeksu pracy, który zwalnia z rejestrowania godzin, a nie z prowadzenia dokumentacji.
W zadaniowym systemie czasu pracy pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy, ale karta ewidencji czasu pracy pozostaje obowiązkowa. Wynika to z art. 149 § 2 Kodeksu pracy, który zwalnia z rejestrowania godzin, a nie z prowadzenia dokumentacji. W karcie nadal zapisujesz urlopy, zwolnienia, dni wolne i pozostałe nieobecności. Poniżej znajdziesz zasady prowadzenia uproszczonej ewidencji wraz z przykładami i najczęstszymi błędami.
Kiedy wolno stosować zadaniowy czas pracy
Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy system zadaniowy można wprowadzić w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania. Dwa warunki są nienegocjowalne. Po pierwsze, czas niezbędny do wykonania zadań pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem. Po drugie, zadania muszą być możliwe do wykonania w ramach norm z art. 129 Kodeksu pracy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Jeżeli zadań obiektywnie nie da się zmieścić w tych normach, sam wybór systemu zadaniowego niczego nie legalizuje.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Jak wygląda uproszczona karta ewidencji
Kartę prowadzisz oddzielnie dla każdego pracownika, tak samo jak przy pełnej ewidencji, tylko bez rubryk godzinowych. Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) w uproszczonej karcie znajdą się:
- dni wolne od pracy wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- rodzaj i wymiar wykorzystanych urlopów,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
- inne usprawiedliwione nieobecności wraz z ich wymiarem,
- nieusprawiedliwione nieobecności.
Przykład: w karcie za październik pracownika zadaniowego zobaczysz 5 dni urlopu wypoczynkowego, 2 dni zwolnienia lekarskiego, dzień wolny za święto przypadające w sobotę oraz komplet pozostałych dni roboczych bez wpisów godzinowych. Taka karta jest kompletna i zgodna z przepisami, mimo że nie zawiera ani jednej godziny.
Dokumenty, których karta nie zastąpi
Uproszczona karta to minimum, a nie całość dokumentacji. W razie sporu lub kontroli równie ważne są: pisemne potwierdzenie porozumienia co do czasu niezbędnego na wykonanie zadań, opis samych zadań z realną kalkulacją czasochłonności oraz wnioski i zgody pracownika dołączane do dokumentacji czasu pracy. Całość przechowujesz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.
Nadgodziny: co bada sąd
Spory wokół systemu zadaniowego niemal zawsze dotyczą pracy nadliczbowej. Sąd nie pyta o nazwę systemu, tylko o dwie rzeczy: czy zadania dało się wykonać w normach czasu pracy i czym pracodawca potrafi to wykazać. Z wyroku Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99) wynika, że pracodawca nieprowadzący dokumentacji czasu pracy musi liczyć się z przerzuceniem na niego ciężaru dowodu. Bez opisu zadań i śladu porozumienia firma staje przed sądem z pustymi rękami, a wersję wydarzeń buduje wtedy dokumentacja pracownika: notatki, maile, logowania.
Kogo jeszcze obejmuje uproszczona ewidencja
Ten sam reżim dokumentacyjny art. 149 § 2 Kodeksu pracy stosuje się do trzech kolejnych grup:
- pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
- pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe,
- pracowników, którzy otrzymują ryczałt za pracę w porze nocnej.
Uwaga na ryczałty: ich wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy nadliczbowej. Ryczałt symboliczny przy realnie dużej liczbie nadgodzin nie zamyka pracownikowi drogi do dopłaty.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Najczęstsze błędy pracodawców
- brak jakiejkolwiek karty ewidencji dla pracowników zadaniowych, w przekonaniu, że system zwalnia z dokumentacji w całości,
- codzienne rozliczanie z godzin i sztywne godziny dostępności, które przeczą istocie systemu zadaniowego,
- brak pisemnego śladu porozumienia co do wymiaru zadań,
- nieaktualizowanie zakresu zadań, gdy obowiązki pracownika rosną.
Każdy z tych błędów podważa system zadaniowy w całości, a od 8 lipca 2026 r. nierzetelna dokumentacja oznacza grzywnę od 2000 do 60 000 zł na podstawie art. 281 Kodeksu pracy.
Dwa systemy, jedna ewidencja
W większości firm system zadaniowy dotyczy tylko części zespołu, reszta pracuje z pełną ewidencją godzinową. Prowadzenie obu wariantów w jednym narzędziu eliminuje podwójny proces: elektroniczna ewidencja czasu pracy w tomHRM pozwala ustawić uproszczoną kartę dla pracowników zadaniowych i pełną dla pozostałych, a nieobecności z wniosków urlopowych trafiają do obu automatycznie.
Załóż darmowe konto testowe na 30 dni i skonfiguruj karty dla obu grup na danych kilku pracowników. Przekonasz się bez zobowiązań, ile ręcznego uzupełniania znika z końca miesiąca.
