Ewidencja Czasu Pracy

Moduł Ewidencja Czasu Pracy to kompleksowe narzędzie do zarządzania czasem pracy, które upraszcza codzienne procesy HR i zapewnia zgodność z przepisami prawa.

System składa się z kilku współpracujących funkcji, które możesz wykorzystać razem lub wybierać tylko te, których potrzebujesz.

Rejestracja godzin pracy pracowników (funkcja Clock in / out rejestracji czasu pracy online)

Pracownicy jednym kliknięciem rejestrują początek i koniec pracy oraz przerwy. System automatycznie liczy przepracowane godziny, pracę nocną i pilnuje okresów odpoczynku.

Pozwala na ewidencjonowanie rzeczywistej liczby godzin pracy pracowników, co jest wymagane przez Kodeks Pracy i sprawdzane podczas kontroli PIP. Pozwala również ewidencjonować pracę w godzinach nocnych oraz uzyskiwać informację o okresach odpoczynku Może pełnić funkcję listy obecności pracowników.

Korzyści:

• Zgodność z Kodeksem Pracy – pełna dokumentacja na kontrolę PIP,
• Oszczędność czasu HR – koniec z ręcznym liczeniem godzin,
• Elektroniczna lista obecności – wiesz, kto jest aktualnie w pracy,
• Dokładne wynagrodzenia – eliminacja błędów w rozliczeniach.

Rejestracja czasu pracy w projektach

Pozwala na tworzenie projektów, list zadań oraz budżetowanie projektu i jego rozliczenie dzięki możliwości przypisania kosztu roboczogodzin do pracowników oraz ustalania zasad rozliczania projektu.

Sprawdza się zarówno przy zadaniowym czasie pracy, gdzie pracodawca nie musi monitorować dni i godzin pracy jak i przy rozliczaniu pracy pracowników na umowie – zleceniu czy współpracowników na B2B.

Korzyści:

• Kontrola budżetów – wiesz ile kosztuje każdy projekt,
• Analiza rentowności – które projekty przynoszą zysk,
• Lepsza wycena usług – dane do precyzyjnych ofert,
• Przejrzyste rozliczenia z klientami i zleceniobiorcami.

Nadgodziny

Funkcja pozwala zgłaszać wnioski o nadgodziny, akceptować je (zgodnie z Kodeksem Pracy) oraz prowadzić rozliczenie wypracowanych nadgodzin.

Korzyści:

• Ochrona prawna – zgodność z art. 151 Kodeksu Pracy,
• Automatyczne rozliczenia nadgodzin,
• Historia i raporty – pełna dokumentacja nadgodzin.

Jeśli zaś potrzebujesz harmonogramować pracę, to uzupełnieniem modułu są
Grafiki Czasu Pracy (dodatkowo płatne) umożliwiającego automatyzację tworzenia harmonogramów pracy. Choć jest to dodatkowy moduł, wymaga posiadania modułu Ewidencja Czasu Pracy.

Aplikacja przechowuje informacje o:

• wymiarze czasu pracy pracownika i ustalonych dla niego godzinach pracy (które mogą być modyfikowane per pracownik),
• pozwala tworzyć kalendarze dni wolnych (tzw. profile dni wolnych), które mogą zawierać święta i własne dni wolne i są przypisywane do Oddziałów lub konkretnych pracowników co pozwala na elastyczne zarządzanie czasem pracy niezależnie od typu organizacji (rozproszona, hybrydowa itd), stosowanego systemu czasu pracy czy lokalizacji oddziału (Polska / zagranica).
• zgłoszonych urlopach, delegacjach czy innych typach nieobecności pracownika (w połączeniu z modułem Urlopy i nieobecności) pozwalając lub uniemożliwiając rejestracje czasu pracy na bazie stworzonych reguł.

System maksymalnie automatyzuje procesy związane z ewidencją czasu pracy, eliminując rutynowe zadania i minimalizując ryzyko błędów.

• Logowanie SSO, które pozwala na automatyczną rejestracja czasu pracy,
• Automatyczny clock-out o ustalonej godzinie końca pracy,
• Automatyczne wykrywanie pracy nocnej.

Automatyczne zestawianie przepracowanych godzin z wymaganym wymiarem czasu pracy (porównanie rzeczywistego czasu pracy z normatywem):

• Nadwyżki i niedobory godzin,
• Realizacja normy miesięcznej,
• Bilans czasu pracy na bieżąco,
• Przeliczanie wymiaru czasu pracy kiedy w danych miesiącu występują święta, zmienia się kalendarz dni wolnych lub pracownik zmienia wymiar etatu.

Automatyczne rozliczanie projektów według stawek. Wyliczanie koszty projektów na podstawie:

• Stawek przypisanych do pracowników,
• Zarejestrowanego czasu pracy,
• Typu rozliczenia (Time & Material, ryczałt, budżet).

Automatyczne dodawanie pracowników do projektów przy zmianach struktury lub dołączaniu nowych pracowników do projektu.

Automatyczne zarządzanie nadgodzinami:

• Automatyczne ścieżki akceptacji wniosków,
• Naliczanie nadgodzin wg. wniosków,
• Rozliczanie nadgodzin (wypłacone, do odebrania jako czas wolny).

Automatyzacja w raportach
System automatycznie generuje i wysyła raporty w określone dni miesiąca do wskazanych odbiorców

Automatyzacja po API

• Integracja z systemami kadrowymi,
• Połączenie z systemami płacowymi,
• Własne automatyzacje według potrzeb firmy.

ROI automatyzacji w ewidencji czasu pracy tomHRM

• Oszczędność 10-15 godzin tygodniowo w dziale HR,
• Redukcję kosztów administracyjnych o 40%,
• 99% dokładność w rozliczeniach czasu pracy,
• 5x szybsze zamykanie okresów rozliczeniowych,
• Wyższą satysfakcję pracowników dzięki eliminacji biurokracji.

Dane są przechowywane przez cały okres abonamentowy. Dane archiwalne pracowników, którzy już nie pracują, są przechowywane bezpłatnie.

Po ewentualnym zakończeniu współpracy dane można pobrać jeszcze przez 6 miesięcy.

System można skonfigurować w taki sposób, by był zgodny z Kodeksem Pracy.

Tak, pracownik rejestruje czas pracy online za pomocą przycisku Clock in/out w aplikacji.

Rozpoczęcie pracy może być automatycznie odnotowane/zarejestrowane:

• Po zalogowaniu klasycznym formularzem logowania,
• Po zalogowaniu przez SSO (Google, Microsoft, Slack).

Nie, nie trzeba. Przepisy pozwalają pracodawcy wybrać formę prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników i może ona być prowadzona w formie elektronicznej.

Jednakże potrzebne dane system tomHRM pozwala eksportować do plików XLS lub CSV, co zapewnia możliwość wydruku potrzebnych raportów w razie konieczności.

Dane są przechowywane przez cały okres abonamentowy. Dane archiwalne pracowników, którzy już nie pracują, są przechowywane bezpłatnie.

Po ewentualnym zakończeniu współpracy dane można pobrać jeszcze przez 6 miesięcy.

Tak, pracownik ma wgląd we własną ewidencję czasu pracy. Może sprawdzać zarówno rzeczywisty czas pracy (raport clock in/out) jak i raporty aktywności w projektach (przepracowany czas per projekt).

Jeśli firma korzysta z sekcji nadgodzin, ma podgląd przepracowanych nadgodzin oraz danych dotyczących tego, ile godzin pozostało do rozliczenia.

Jeśli firma korzysta z submodułu harmonogram czasu pracy, ma podgląd swoich grafików zmian.

Tak, w tomHRM możesz przeprowadzić rejestrację nadgodzin, rozliczyć je, a jeśli masz dodatkowo moduł Urlopów i nieobecności zarządzać dniami wolnymi za nadgodziny.

Nadgodziny są rejestrowane za pomocą wniosków zgłaszanych przez pracowników, do których można skonfigurować dowolne ścieżki akceptacji.

Umożliwia to dopasowanie ustawień systemu do polityki pracy w nadgodzinach w Twojej firmie.

System automatycznie pilnuje, aby:

• Pracownicy nie zgłaszali nadgodzin w regularnych godzinach pracy,
• Nie zgłaszali nadgodzin w dniach urlopowych,
• Została zachowana zgodność z przepisami Kodeksu Pracy (art. 151, rozdział V).

Tak, robi automatycznie na bazie wprowadzonych do systemu godzin nocnych. Indywidualna konfiguracja godzin nocnych pozwala na dopasowanie systemu do potrzeb firmy i ustalonych w niej godzin nocnych.

Raport liczby godzin nocnych, w których pracował pracownik, jest widoczny w raporcie Karta Czasu Pracy.

Tak, rejestracja godzin pracy jest możliwa online – wystarczy zalogować się do systemu. To wygodne rozwiązanie, które nie wymaga kart, kodów QR ani żadnych dodatkowych urządzeń.

W systemie można też prowadzić ewidencję czasu pracy nad konkretnymi projektami oraz prowadzić rozliczenia pracy w godzinach nocnych, nadgodzin, oraz wykonywać porównania rzeczywistego czasu pracy z normatywem godzinowym.

System działa elastycznie i pozwala skonfigurować indywidualne godziny pracy dla każdego pracownika oraz reguły rejestracji godzin pracy dla różnych grup pracowników (np. inne zasady dla osób z różnych działów czy oddziałów).

Tak, przełożony ma pełny wgląd w czas pracy swoich podwładnych. System tomHRM zapewnia kompleksowy monitoring czasu pracy zespołu na kilka sposobów:

Podgląd czasu pracy w czasie rzeczywistym

Manager może sprawdzać clock-in/out swoich podwładnych . Co ważne, system pokazuje aktualne dane, do wyświetlanego czasu dolicza się obecnie trwający clock-in, a informacje aktualizują się przy każdym odświeżeniu strony.

Monitoring czasu pracy w projektach
Manager ma również dostęp do szczegółowego podglądu czasu pracy w poszczególnych projektach, może dodawać wpisy czasu pracy do projektów i zadań za swoich pracowników, co jest przydatne przy korektach czy uzupełnianiu brakujących wpisów.

W widoku “Mój zespół” manager ma dostęp do:

• Aktualnego statusu pracy każdego pracownika (czy zarejestrował się w pracy), co umożliwia monitorowanie spóźnień,
• Godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• Czasu przepracowanego w danym dniu,
• Przerw w pracy,
• Bilansu godzinowego za wybrany okres.

Podgląd nadgodzin

Przełożony może monitorować:

• Wszystkie nadgodziny wypracowane przez podwładnych,
• Status rozliczenia nadgodzin (do rozliczenia, odebrane, wypłacone),
• Preferowaną formę rozliczenia (wynagrodzenie czy czas wolny).

Korzyści dla managera

Ta funkcjonalność pozwala na efektywne zarządzanie zespołem, kontrolę realizacji zadań oraz sprawiedliwe rozliczanie czasu pracy. Manager ma pełną transparentność i może reagować na bieżąco na sytuacje wymagające interwencji.

Tak, system tomHRM w pełni uwzględnia przerwy w pracy podczas ewidencjonowania czasu.

System oferuje dedykowany mechanizm do rejestrowania przerw poprzez przyciski Clock-in/Przerwa/Clock-out. Pracownik może:

• Rozpocząć pracę przyciskiem Clock-in,
• Zarejestrować przerwę przyciskiem Przerwa,
• Zakończyć pracę przyciskiem Clock-out.

Po integracji tomHRM ze Slack, przerwę można też uruchomić komendą przez Slack.

Tak, tomHRM doskonale sprawdza się do prowadzenia ewidencji czasu pracy dla umów zlecenia. System w sekcji zarządzania projektami, oferuje kompleksowe narzędzia, które spełniają wymogi prawne i jednocześnie ułatwiają zarządzanie współpracą ze zleceniobiorcami.

W tomHRM możesz stworzyć projekty dla każdego zlecenia lub zleceniobiorcy, określić stawki kosztów (np. wynagrodzenie zleceniobiorcy za godzinę) i wprowadzać przepracowany czas.

Taka struktura daje pełną przejrzystość tego, nad czym pracował zleceniobiorca i ile czasu poświęcił na poszczególne elementy zlecenia.

Tak, do tworzenia harmonogramów mamy osobny moduł – grafiki czasu pracy.

Rozbudowany system raportowania zapewnia pełną kontrolę nad czasem pracy na wszystkich poziomach organizacji.

Ewidencji Czasu Pracy, który pozwala na wygenerowanie raportów czasu pracy w projektach (stoper czasu pracy w projektach).

• Możliwość filtrowania po działach, organizacji, formach zatrudnienia, klientach, zadaniach, projektach, statusach akceptacji czasu pracy, zakresie dat i wielu innych,
• Sumowanie czasu pracy,
• Sumowanie kosztów,
• Informacje o nadgodzinach,
• Możliwość eksportu do XLS i CSV.

Zestawienie godzin pracy pracowników (Raport Clock in/out)

• Możliwość filtrowania po działach, oddziałach, zespołach, organizacji, formach zatrudnienia,
• Sumowanie dzienne i miesięczne,
• Raporty indywidualne dla każdego pracownika,
• Widok historyczny wszystkich wpisów czasu pracy

Miesięczna ewidencja czasu pracy pracownika – tzw. Karta Czasu Pracy.

• Wymiar czasu pracy,
• Liczbę przepracowanych godzin,
• Dodatki za pracę,
• Nieobecności.

Raporty nadgodzin:

• Eksport do XLS – kompletne dane o nadgodzinach całej organizacji,
• Podsumowania dla zespołu – liczba nadgodzin do rozliczenia, odebranych, wypłaconych,
• Szczegółowe zestawienia – z podziałem na typy nadgodzin i formy rozliczenia,
• Historia wniosków – pełny przegląd wszystkich zgłoszeń.

Tak, możesz pobrać raport czasu pracy dla konkretnego pracownika w raporcie Karta Czasu Pracy. Raport pobierasz w formacie XLS i możesz go później wydrukować.

Jeśli interesuje Cię raport rzeczywistego czasu pracy, możesz pobrać dane dla pracownika w raporcie Clock in / out.
Możesz też pobrać zbiorczo pliki dla wielu pracowników.

Tak, ewidencja czasu pracy wraz z modułem urlopy i nieobecności prowadzona w tomHRM w pełni spełnia wymogi prawne i jest wystarczająca w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

System tomHRM realizuje wszystkie obowiązki wynikające z art. 149 §1 Kodeksu pracy, który nakazuje prowadzenie ewidencji czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Z systemem tomHRM można zintegrować się na kilka sposobów:

• Uruchomić dostępne integracje np. z systemem kadrowym Enova365, Optima. Realizowaliśmy indywidualne integracje z takimi systemami jak: IFS, SAP, TetaHR,
• Zintegrować się z dowolnym innym systemem kadrowym za pomocą API tomHRM.
• Uruchomić automatyczne przesyłanie raportu w formacie XLS/CSV na wskazane adresy email.