Czy elektroniczna ewidencja czasu pracy jest legalna? Przepisy, wymogi i regulamin
Tak, elektroniczna ewidencja czasu pracy jest w pełni legalna i równoważna papierowej — pozwala na to art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pod warunkami z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Sprawdź wymogi (integralność, zabezpieczenie, odczyt i wydruk), zapisy do regulaminu pracy, podejście PIP i przejście z papieru.
Tak — elektroniczna ewidencja czasu pracy jest w pełni legalna i równoważna papierowej. Podstawą jest art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej, pod warunkami z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej: integralności, zabezpieczenia oraz możliwości odczytu i wydruku. Nie potrzebujesz na to zgody pracowników ani PIP. Zobacz też, jak działa elektroniczna ewidencja czasu pracy online.
Jakie wymogi musi spełniać elektroniczna ewidencja?
Postać elektroniczna jest równoważna papierowej (art. 94(8) Kodeksu pracy), a szczegółowe wymagania dla dokumentacji elektronicznej określa rozdział 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). System teleinformatyczny, w którym prowadzisz ewidencję, musi zapewniać:
- integralność treści i metadanych: zmiany w dokumentacji nie mogą być anonimowe ani nieodwracalnie nadpisywać historii,
- zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem: kopie zapasowe, szyfrowanie, kontrola uprawnień (kto widzi dane, kto może je zmieniać),
- stały dostęp osób upoważnionych oraz możliwość udostępnienia ewidencji pracownikowi na żądanie (art. 149 § 1 KP),
- możliwość odczytu, wydania kopii lub odpisu w postaci czytelnej, w tym wydruku dla inspektora pracy,
- możliwość przeniesienia dokumentacji do innego systemu w ustrukturyzowanym formacie, gdy zmieniasz dostawcę.
Zakres samych danych jest w obu formach identyczny — określa go § 6 rozporządzenia; co dokładnie musi znaleźć się w karcie ewidencji, opisujemy w przewodniku po ewidencji czasu pracy.
Zwykły plik na dysku sieciowym większości tych warunków nie spełnia; dlatego arkusz kalkulacyjny, choć formalnie „elektroniczny”, bywa najsłabszą formą prowadzenia ewidencji. Ograniczenia tego podejścia rozbieramy w artykule o ewidencji czasu pracy w Excelu.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Co zapisać w regulaminie pracy?
Wybór elektronicznej postaci dokumentacji to decyzja pracodawcy i sam w sobie nie wymaga zmiany regulaminu pracy. W praktyce warto jednak uregulować w nim (a jeśli nie masz obowiązku posiadania regulaminu — w obwieszczeniu) sposób organizacji ewidencji, żeby zasady były jasne dla zespołu i czytelne podczas kontroli. Zapisz:
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe (art. 104(1) § 1 pkt 2 KP),
- sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy — np. logowanie w systemie, RCP, aplikacja mobilna (art. 104(1) § 1 pkt 9 KP),
- narzędzie, w którym prowadzona jest ewidencja, oraz zasady dostępu pracownika do własnych danych,
- tryb wnioskowania o urlopy, nadgodziny i inne odstępstwa, jeśli obsługuje je ten sam system.
Same zapisy nie „legalizują” systemu — o zgodności decydują wymagania techniczne opisane wyżej — ale porządkują procedurę i ograniczają spory z pracownikami oraz PIP.
Czego wymaga PIP przy formie elektronicznej?
Państwowa Inspekcja Pracy nie faworyzuje żadnej z form — sprawdza rzetelność i kompletność ewidencji. Od 8 lipca 2026 r. inspekcja działa według nowych zasad, a grzywny za nierzetelną dokumentację wzrosły do 60 000 zł (szczegóły w artykule o karach za brak ewidencji czasu pracy). Przy formie elektronicznej inspektor oczekuje przede wszystkim możliwości wydania czytelnego wydruku lub pliku oraz spójności danych: karta ewidencji, grafik i lista płac muszą pochodzić z jednego źródła. Dobrze poprowadzony system to ułatwia — zamiast segregatorów inspektor dostaje spójny raport.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Jak przejść z papieru na system?
Zmiana postaci dokumentacji jest uregulowana wprost:
- Odwzorowanie cyfrowe. Papierową dokumentację skanujesz, a odwzorowanie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającą zgodność z dokumentem papierowym (art. 94(9) KP).
- Informacja dla pracowników. O zmianie postaci dokumentacji informujesz pracowników (także byłych), którzy mogą odebrać poprzednią postać dokumentów w wyznaczonym terminie (art. 94(10)-94(11) KP).
- Od dnia zmiany prowadzisz dokumentację już tylko w nowej postaci.
Ważne uproszczenie w praktyce: obowiązek skanowania z podpisem kwalifikowanym dotyczy zmiany postaci istniejącej dokumentacji. Bieżącą ewidencję dla nowych okresów możesz od razu zacząć prowadzić elektronicznie, bez digitalizowania archiwum, o ile zachowujesz papierowe archiwum zgodnie z okresami przechowywania.
Okres przechowywania nie zależy od formy: dokumentację przechowujesz 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b KP, dla zatrudnionych od 2019 r.). Wybierając system, sprawdź gwarancje ciągłości: co dzieje się z danymi po zakończeniu umowy z dostawcą, w jakim formacie je odzyskasz i gdzie fizycznie są przetwarzane (lokalizacja serwerów ma znaczenie dla RODO).
Najczęstsze pytania
Czy muszę pytać pracowników o zgodę na ewidencję elektroniczną?
Nie. Wybór postaci dokumentacji należy do pracodawcy; pracowników informujesz o zmianie postaci już zgromadzonej dokumentacji.
Czy e-ewidencja wymaga podpisów pracowników?
Przepisy nie wymagają podpisywania kart ewidencji przez pracownika. Pracownik ma natomiast prawo wglądu do swojej ewidencji na żądanie.
Czy mogę trzymać ewidencję u zagranicznego dostawcy chmury?
Tak, jeśli zapewniona jest zgodność z RODO (podstawy transferu danych) i wymogi rozporządzenia co do dostępności i integralności. W umowie powierzenia sprawdź lokalizację serwerów i procedurę zwrotu danych.
Wdrożenie w dni, nie miesiące
tomHRM spełnia wymogi rozporządzenia dla dokumentacji elektronicznej: uprawnienia, historia zmian, kopie danych i raporty gotowe do wydruku dla PIP. Uruchomienie modułu to dni, nie miesiące. Zobacz, jak działa elektroniczna ewidencja czasu pracy w tomHRM i testuj 30 dni gratis.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Źródła
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 94, 94(8)-94(12), 149: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141
- Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474): https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000474
