Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ją zgodnie z przepisami w 2026 roku
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy — od pierwszego dnia zatrudnienia, niezależnie od wielkości firmy i systemu czasu pracy. Sprawdź, co musi zawierać zgodnie z § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, jak długo ją przechowywać, jakie kary grożą od 8 lipca 2026 r. i jak prowadzić ją elektronicznie w tomHRM.
Ewidencja czasu pracy to imienny zapis rzeczywistego przebiegu pracy każdego pracownika, który pracodawca prowadzi, by prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia. Obowiązek wynika z art. 149 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Prowadzisz ją od pierwszego dnia zatrudnienia, dla każdej osoby na umowie o pracę, niezależnie od wielkości firmy, wymiaru etatu i systemu czasu pracy.
Stan prawny: czerwiec 2026 r.
Czym jest ewidencja czasu pracy i jaka jest podstawa prawna
Ewidencja pokazuje, ile godzin pracownik faktycznie przepracował, kiedy zaczynał i kończył pracę oraz co działo się z jego czasem: nadgodziny, praca w nocy, dyżury, dni wolne i nieobecności. Na tej podstawie kadry naliczają wynagrodzenie, dodatki za nadgodziny i porę nocną oraz sprawdzają, czy zachowano odpoczynek dobowy i tygodniowy.
Podstawą jest art. 149 § 1 Kodeksu pracy: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.” Szczegółowy zakres danych określa § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474).
Ważne rozróżnienie: ewidencja to dokument rozliczeniowy, a nie sam rejestr wejść i wyjść. Dane z rejestracji (RCP, clock-in/out) są źródłem, które dopiero rozliczasz z nadgodzinami, wyjściami prywatnymi i nieobecnościami.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy
Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia karta ewidencji zawiera informacje o:
| Element | Co wykazujesz |
|---|---|
| Czas przepracowany | liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy |
| Pora nocna | liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej |
| Nadgodziny | liczbę godzin nadliczbowych |
| Dni wolne | dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia |
| Dyżury | liczbę godzin dyżuru, godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce pełnienia |
| Zwolnienia od pracy | rodzaj i wymiar zwolnień od pracy |
| Inne usprawiedliwione absencje | rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności |
| Nieobecności nieusprawiedliwione | wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności |
| Pracownik młodociany | czas pracy przy pracach wzbronionych, dozwolonych w celu przygotowania zawodowego |
Sama karta to nie wszystko. Do dokumentacji ewidencjonowania czasu pracy, prowadzonej oddzielnie dla każdej osoby i poza aktami osobowymi, dołączasz także (§ 6 pkt 1 lit. b–d):
Wnioski pracownika dotyczące:
- wyjścia prywatnego, czyli zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do 14. roku życia (art. 188 KP),
- zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148(1) KP),
- indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 KP),
- systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP),
- systemu pracy weekendowej (art. 144 KP),
- ruchomego rozkładu czasu pracy, z różnymi godzinami rozpoczynania pracy lub przedziałem czasu na rozpoczęcie pracy (art. 140(1) KP).
Dokumenty związane:
- ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP),
- z uzgodnieniem terminu udzielenia innego dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151(3) KP),
- z pracą w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem w gotowości do pracy poza normalnymi godzinami.
Zgody:
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 KP),
- pracownika opiekującego się dzieckiem do 8. roku życia na pracę w nadgodzinach, w porze nocnej, w systemie przerywanym oraz delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 KP).
Kogo dotyczy ewidencja i kiedy prowadzisz ewidencję uproszczoną
Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego choćby jedną osobę na umowie o pracę. Art. 149 § 2 KP przewiduje jednak ewidencję uproszczoną, bez godzin pracy, dla trzech grup: pracowników w zadaniowym czasie pracy, kadry zarządzającej zakładem w imieniu pracodawcy oraz osób z ryczałtem za nadgodziny lub porę nocną.
Uproszczenie dotyczy wyłącznie godzin. Dla tych osób nadal wykazujesz dni wolne, urlopy, zwolnienia i nieobecności oraz przechowujesz wnioski i zgody.
Trzy pułapki:
- Do kadry zarządzającej (art. 128 § 2 pkt 2 KP) należą osoby kierujące zakładem jednoosobowo, ich zastępcy, członkowie kolegialnego organu zarządzającego i główni księgowi. Kierownik działu się do niej NIE zalicza, więc jego ewidencja ma pełną postać.
- Zadaniowy czas pracy musi być uzasadniony rodzajem, organizacją lub miejscem pracy, a zadania muszą być wykonalne w ramach norm. Sam zapis w umowie nie wystarcza.
- Godziny dyżuru bez wykonywania pracy ewidencjonujesz także dla osób z ewidencją uproszczoną (stanowisko MRPiPS).
A umowy zlecenia i B2B?
Pracownicza ewidencja nie obejmuje osób spoza stosunku pracy. Zleceniobiorców i usługodawców dotyczy jednak art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę: potwierdzasz liczbę godzin wykonania zlecenia, bo od niej zależy dotrzymanie minimalnej stawki godzinowej, w 2026 r. 31,40 zł brutto. Te dokumenty przechowujesz 3 lata od wymagalności wynagrodzenia.
Forma prowadzenia: papier czy elektronicznie
Obie formy są równoważne i mają ten sam zakres danych. Papier musisz zabezpieczyć przed zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. System elektroniczny musi zapewniać: ochronę przed utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność danych i metadanych, identyfikację osób z dostępem, historię zmian, wyszukiwanie, eksport i wydruk oraz kopie zapasowe.
Częsty mit: elektroniczne wpisy nie wymagają kwalifikowanego podpisu. Podpis lub pieczęć kwalifikowana są potrzebne przy zmianie postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną, by potwierdzić zgodność odwzorowania z oryginałem.
W praktyce forma elektroniczna wygrywa podczas kontroli: inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może żądać danych w formacie cyfrowym, a system generuje raport w minuty, nie w godziny.
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy
Ewidencja jest częścią dokumentacji pracowniczej, więc obowiązują ją okresy z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy:
| Nawiązanie stosunku pracy | Okres przechowywania | Warunki |
|---|---|---|
| od 1 stycznia 2019 r. | okres zatrudnienia + 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał | bez dodatkowych warunków |
| od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. | 50 lat, z możliwością skrócenia do 10 lat | skrócenie po złożeniu do ZUS raportów ZUS OSW i ZUS RIA |
| przed 1 stycznia 1999 r. | 50 lat | bez możliwości skrócenia |
Przykład: umowa nawiązana w 2022 r. wygasła 15 maja 2026 r., więc dokumentację trzymasz do 31 grudnia 2036 r.
Okres wydłuża się, gdy dokumentacja może być dowodem w postępowaniu, w którym jesteś stroną: do prawomocnego zakończenia sprawy, a po informacji o wytoczeniu powództwa o 12 miesięcy.
Kary za brak lub nierzetelną ewidencję czasu pracy
Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres lub trzymanie w warunkach grożących zniszczeniem to wykroczenie z art. 281 Kodeksu pracy. Od 8 lipca 2026 r. grzywna wynosi od 2000 zł do 60 000 zł (Dz.U. z 2026 r. poz. 473), czyli dwukrotnie więcej niż wcześniejsze 1000–30 000 zł. Mandat inspektora PIP na miejscu to do 5000 zł, a przy ponownym wykroczeniu w ciągu 2 lat do 10 000 zł. Pełne zestawienie sankcji i przebieg kontroli opisujemy w artykule o karach za brak ewidencji czasu pracy.
Ryzyko nie kończy się na grzywnie. Ewidencja to główny dowód w sporze o nadgodziny. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego konsekwencje jej braku lub nierzetelności obciążają pracodawcę, a pracownik może dowodzić swojego czasu pracy wszelkimi środkami: notatkami, emailami, zeznaniami świadków.
Najczęstsze błędy w prowadzeniu ewidencji czasu pracy
Osiem błędów, które najczęściej kończą się mandatem, korektą wynagrodzeń albo przegranym sporem:
1. Mylenie listy obecności z ewidencją. Lista potwierdza tylko stawienie się w pracy. Nie zawiera nadgodzin, pory nocnej, tytułu dni wolnych ani dyżurów, więc dla PIP to niekompletna dokumentacja.
2. Przepisywanie grafiku zamiast stanu faktycznego. Grafik to plan. Ewidencja ma pokazywać, co się wydarzyło: spóźnienia, nadgodziny, zamiany dni wolnych, urlopy.
3. Brak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Sama liczba godzin nie spełnia wymogu § 6. Godziny „od–do” pozwalają wykryć drugą pracę w tej samej dobie pracowniczej, czyli nadgodziny.
4. Brak tytułu dnia wolnego. „W” bez podstawy udzielenia uniemożliwia weryfikację przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i wolnych niedziel.
5. Pomijanie danych o dyżurze. Brak początku, końca i miejsca dyżuru to typowy zarzut pokontrolny, zwłaszcza przy serwisie i utrzymaniu ruchu.
6. Zaokrąglanie czasu zawsze na niekorzyść pracownika. Systematyczne „ucinanie” minut zaniża wynagrodzenie i ukrywa nadgodziny.
7. Traktowanie zadaniowego czasu pracy jak zwolnienia z dokumentacji. Nie ewidencjonujesz godzin, ale dni wolne, urlopy, nieobecności i zgody nadal tak.
8. Brak zabezpieczenia dokumentów. Segregator bez kontroli dostępu i system bez historii zmian czy kopii zapasowych to to samo naruszenie art. 94 pkt 9b KP.
Dziewiąty, systemowy błąd łączy wszystkie powyższe: prowadzenie ewidencji w kilku niespójnych arkuszach. Gdy plan, obecność, urlopy i nadgodziny żyją w osobnych plikach, rozbieżności są kwestią czasu.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy w tomHRM
Ręczne przepisywanie danych z list, grafików i wniosków to główne źródło błędów. Elektroniczna ewidencja czasu pracy w tomHRM łączy planowanie, rejestrację i rozliczenie w jednym procesie, więc dane wprowadzasz raz.
Rejestracja czasu: clock-in/out i stoper projektowy
Pracownik melduje się jednym kliknięciem „Clock in”, „Przerwa” pauzuje licznik, „Clock out” kończy dzień. Równolegle działa stoper czasu pracy nad projektem lub zadaniem, z osobną statystyką do rozliczania kosztów projektów. Rejestracja działa tak samo dla pracy stacjonarnej, zdalnej i terenowej, wystarczy przeglądarka. Osobom bez służbowego maila (produkcja, magazyn) dostęp ustawisz przez kody jednorazowe.
Lista obecności, która tworzy się sama
Lista obecności powstaje automatycznie z wpisów clock-in/out. Przełożony widzi tygodniową tabelę zespołu z godzinami „od–do”, a kolory pokazują status: zielony to praca, pomarańczowy przerwa, czerwony brak wylogowania, niebieski dzień zakończony. Braki uzupełnisz kliknięciem w komórkę.
Akceptacje i alerty
Przełożony zatwierdza godziny „ptaszkiem” lub w sekcji „Do akceptacji”, z filtrem na osobę, dział, projekt lub zlecenie. Wpis można zaakceptować, edytować albo odrzucić. Relacja przełożony–podwładny z bazy pracowników sama kieruje wpisy do właściwej osoby. System wysyła też alerty o niezalogowaniu w terminie i niezapowiedzianej nieobecności.
Nadgodziny z dekretacją segmentów
Pracownik składa wniosek o nadgodziny i wskazuje formę rozliczenia: wynagrodzenie albo czas wolny. Po wypracowaniu godzin administrator dekretuje każdy segment osobno: typ dnia (powszedni, sobota, niedziela, święto, noc), stawkę dodatku (50%, 100%) i sposób rozliczenia. Dla czasu wolnego wybiera inicjatora: wniosek pracownika (1:1) albo decyzja pracodawcy (1:1,5). Dekretacja per segment poprawnie obsłuży nadgodziny przechodzące przez północ lub kilka typów dni.
Moduł współpracuje z elektronicznymi wnioskami urlopowymi: gdy pracownik odbiera wolne za nadgodziny, system pilnuje limitu i sam oznacza wniosek jako rozliczony.
Grafiki zgodne z Kodeksem pracy
Moduł grafików czasu pracy sprawdza zgodność planu z Kodeksem pracy: odpoczynek dobowy (11 h) i tygodniowy (35 h), przeciętnie pięciodniowy tydzień, wolne niedziele, dobę pracowniczą. Naruszenia oznacza alertami. Grafik tworzysz z szablonów lub autofillem, a po publikacji wpisy trafiają do ewidencji i liczą bilans dzienny, czyli różnicę między planem a wykonaniem.
Raporty, eksport i integracje z płacami
Raporty ewidencji i clock-in/out generujesz dla wybranej grupy, z filtrem po dziale, projekcie, statusie akceptacji i okresie, także automatycznie, z cykliczną wysyłką na email. Wpisy mają log audytowy, dane eksportujesz do XLS/CSV. Z systemami kadrowo-płacowymi łączysz się przez gotowe integracje (m.in. Enova365, Optima, Symfonia), integracje indywidualne (IFS, SAP, TetaHR) lub API.
Uprawnienia działają per rola: administrator widzi wszystkich, kierownik działu swój dział, przełożony podwładnych, kierownik projektu osoby w projekcie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy lista obecności to ewidencja czasu pracy?
Nie. Lista potwierdza tylko obecność, a ewidencja zawiera pełny zakres danych z § 6 rozporządzenia, m.in. godziny „od–do”, nadgodziny, porę nocną i tytuły dni wolnych.
Jak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy?
Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dla starszych zasadniczo 50 lat, z możliwością skrócenia po raportach ZUS OSW i ZUS RIA.
Czy pracownik ma wgląd do swojej ewidencji?
Tak, na żądanie i bez uzasadnienia (art. 149 § 1 KP). Pracownik i były pracownik mogą też otrzymać kopię dokumentacji, najpóźniej w ciągu 30 dni od wniosku.
Czy trzeba prowadzić ewidencję przy pracy zdalnej?
Tak, na tych samych zasadach co w biurze. Sposób potwierdzania obecności i rejestrowania godzin określasz w regulaminie pracy (art. 104(1) § 1 pkt 9 KP).
Czy przy zadaniowym czasie pracy prowadzi się ewidencję?
Tak, uproszczoną: bez godzin pracy, ale z dniami wolnymi, urlopami, zwolnieniami i nieobecnościami.
Czy ewidencja obejmuje umowy zlecenia i B2B?
Pracownicza nie. Przy zleceniu i usługach potwierdzasz jednak liczbę godzin (art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu) pod stawkę 31,40 zł brutto w 2026 r.
Czy ewidencję trzeba prowadzić codziennie?
Przepisy nie narzucają częstotliwości. Ewidencja ma być rzetelna i gotowa do rozliczenia okresu, więc uzupełnianie na bieżąco jest najbezpieczniejsze, a „z pamięci” na koniec miesiąca to prosta droga do błędów.
Czy kartę ewidencji musi podpisywać pracownik?
Przepisy tego nie wymagają. Warto jednak ustalić wewnętrzny sposób zatwierdzania danych, np. akceptację godzin przez przełożonego w systemie.
Ile wynosi kara za brak ewidencji czasu pracy?
Od 8 lipca 2026 r. grzywna z art. 281 KP wynosi od 2000 zł do 60 000 zł. Mandat inspektora PIP to do 5000 zł, a przy ponownym wykroczeniu do 10 000 zł.
Podsumowanie
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa, imienna i musi odzwierciedlać rzeczywisty przebieg pracy: od pierwszego dnia zatrudnienia, przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu. Za błędy grozi od lipca 2026 r. do 60 000 zł, a w sporze o nadgodziny brak rzetelnej ewidencji obciąża Ciebie, nie pracownika.
System, który zbiera dane automatycznie z rejestracji, grafiku, wniosków i akceptacji, pilnuje spójności za Ciebie i generuje raport do płac w minuty, nie w godziny.
Podstawa prawna
- art. 94 pkt 9a i 9b, art. 128 § 2 pkt 2, art. 149 oraz art. 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474),
- ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473),
- art. 8a i 8b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
