Kary za brak ewidencji czasu pracy: co zmieniło się od 8 lipca 2026 roku
Za brak ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelne prowadzenie grozi od 8 lipca 2026 r. grzywna od 2 000 do 60 000 zł, a przy ponownym popełnieniu tego samego wykroczenia w ciągu 2 lat: do 90 000 zł. Inspektor pracy może też nałożyć mandat do 5 000 zł podczas kontroli. Sprawdź, za co konkretnie karze inspektor i jak się przygotować.
Za brak ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelne prowadzenie grozi od 8 lipca 2026 r. grzywna od 2 000 do 60 000 zł, a przy ponownym popełnieniu tego samego wykroczenia w ciągu 2 lat: do 90 000 zł. Inspektor pracy może też nałożyć mandat do 5 000 zł podczas kontroli (przy recydywie do 10 000 zł). Podwyżka sankcji weszła w życie razem z reformą Państwowej Inspekcji Pracy i objęła wykroczenia przeciwko prawom pracownika z art. 281-283 Kodeksu pracy, w tym nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, której częścią jest ewidencja czasu pracy.
Stare i nowe sankcje w jednym miejscu
| Sankcja | Do 7 lipca 2026 | Od 8 lipca 2026 |
|---|---|---|
| Grzywna za wykroczenie (art. 281-283 KP) | 1 000 - 30 000 zł | 2 000 - 60 000 zł |
| Grzywna przy recydywie (to samo wykroczenie w 2 lata) | brak odrębnego progu | do 90 000 zł |
| Mandat inspektora podczas kontroli | do 2 000 zł | do 5 000 zł |
| Mandat przy ponownym ukaraniu | do 5 000 zł | do 10 000 zł |
Podstawą odpowiedzialności za braki w ewidencji jest art. 281 § 1 pkt 6 KP (nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej). W praktyce inspektorzy kwalifikują tu zarówno całkowity brak ewidencji, jak i ewidencję nierzetelną: niezgodną z rzeczywistym czasem pracy albo pozbawioną wymaganych elementów.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Za co konkretnie karze inspektor
Najczęstsze ustalenia kontroli dotyczące czasu pracy:
- Brak ewidencji w ogóle lub prowadzenie jej „wstecz” na potrzeby kontroli.
- Ewidencja niezgodna z rzeczywistością: karty pokazują 8 godzin, a dane z systemu rejestracji wejść, maile i zeznania pracowników pokazują pracę dłuższą. To klasyczny mechanizm ukrywania nadgodzin.
- Braki formalne: brak godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, brak tytułów dni wolnych, brak danych o dyżurach. Komplet wymaganych elementów opisujemy w przewodniku po ewidencji czasu pracy.
- Nieudostępnienie ewidencji pracownikowi mimo żądania (art. 149 § 1 KP).
- Naruszenia norm, które ewidencja ujawnia: przekroczone limity nadgodzin, brak 11-godzinnego odpoczynku dobowego lub 35-godzinnego tygodniowego.
Grzywna to nie koniec: spór o nadgodziny
Finansowo najdotkliwszą konsekwencją braku ewidencji często nie jest grzywna, lecz przegrany proces o wynagrodzenie za nadgodziny. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą Sądu Najwyższego, jeżeli pracodawca nie prowadzi rzetelnej ewidencji, pracownik może wykazywać swój czas pracy wszelkimi środkami dowodowymi: własnymi notatkami, wydrukami z systemów, korespondencją, zeznaniami świadków, a zaniechania dokumentacyjne obciążają pracodawcę (m.in. wyrok SN z 27 kwietnia 2009 r., I PK 213/08). W efekcie firma bez ewidencji broni się przed roszczeniami praktycznie bez własnych dowodów. Roszczenia o wynagrodzenie za nadgodziny przedawniają się z upływem 3 lat, więc pojedynczy spór może objąć trzy lata wstecz dla wielu pracowników naraz.
Jak wygląda kontrola po reformie PIP
Reforma z 8 lipca 2026 r. wzmocniła uprawnienia inspekcji, m.in. w zakresie decyzji dotyczących przekształcania umów cywilnoprawnych zawartych w warunkach właściwych dla stosunku pracy. Dla obszaru czasu pracy praktyczne znaczenie mają dwie rzeczy: wyższe sankcje nakładane szybciej (mandat do 5 000 zł „od ręki”) oraz standardowy zestaw dokumentów, o które inspektor prosi na starcie: ewidencja czasu pracy, grafiki, regulamin pracy, lista płac i dokumentacja urlopowa. Kontrola w praktyce polega na krzyżowym porównaniu tych zbiorów; każda rozbieżność wymaga wyjaśnienia.
Jak się przygotować: lista kontrolna
- Sprawdź, czy karty ewidencji zawierają wszystkie elementy z § 6 rozporządzenia (Dz.U. 2018 poz. 2369), w tym godziny „od-do” i tytuły dni wolnych.
- Porównaj losowy miesiąc: ewidencja vs dane z rejestracji wejść vs lista płac. Rozbieżności wyjaśnij i skoryguj teraz, nie przy inspektorze.
- Zweryfikuj odpoczynki dobowe i tygodniowe oraz limity nadgodzin za bieżący rok.
- Upewnij się, że dla pracowników z ryczałtem i zadaniowym czasem pracy ewidencjonujesz nieobecności (obowiązek nie znika, znika tylko ewidencja godzin).
- Uporządkuj wnioski i zgody (indywidualne rozkłady, wyjścia prywatne, zgody opiekunów dzieci) w dokumentacji czasu pracy.
- Jeśli prowadzisz ewidencję elektronicznie, sprawdź uprawnienia dostępu i możliwość wydruku raportów; wymogi opisujemy w artykule o elektronicznej ewidencji czasu pracy.
Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.
Najczęstsze pytania
Kto odpowiada za wykroczenie: firma czy konkretna osoba?
Grzywnę wymierza się osobie fizycznej: pracodawcy albo osobie działającej w jego imieniu, np. kierownikowi odpowiedzialnemu za sprawy kadrowe.
Czy PIP może nałożyć karę bez wcześniejszego ostrzeżenia?
Tak. Mandat może zostać nałożony w toku kontroli; w poważniejszych sprawach inspektor kieruje wniosek o ukaranie do sądu, gdzie widełki sięgają 60 000 zł (90 000 zł przy recydywie).
Czy 12-miesięczna abolicja z reformy PIP obejmuje braki w ewidencji?
Nie. Abolicja dotyczy dobrowolnego uporządkowania umów cywilnoprawnych zawartych w warunkach stosunku pracy, a nie zaległości w dokumentacji czasu pracy.
Prowadź ewidencję zgodnie z KP, zanim sprawdzi to inspektor
tomHRM buduje karty ewidencji automatycznie z rejestracji pracowników, pilnuje limitów nadgodzin i odpoczynków oraz trzyma ewidencję, grafik i dane do płac w jednym źródle, więc kontrola krzyżowa niczego nie wykaże, bo nie ma czego. Prowadź ewidencję zgodnie z KP i testuj 30 dni gratis.
Źródła
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 149, 281-283: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141
- Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474): https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000474
- Państwowa Inspekcja Pracy, informacje o reformie i kontrolach: https://www.pip.gov.pl
- Baza orzeczeń Sądu Najwyższego: https://www.sn.pl
