Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest prawnie równoważna papierowej. Przesądza o tym art. 94(8) Kodeksu pracy, a warunki, jakie musi spełniać system, określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nie potrzebujesz zgody pracowników ani PIP, żeby przejść na formę elektroniczną.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest prawnie równoważna papierowej. Przesądza o tym art. 94(8) Kodeksu pracy: dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej ma tę samą moc co papierowa. Warunki, jakie musi spełniać system, określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369): zabezpieczenie przed utratą i uszkodzeniem, integralność treści, dostęp wyłącznie dla osób upoważnionych oraz możliwość wydania dokumentacji w czytelnej postaci. Nie potrzebujesz zgody pracowników ani PIP, żeby przejść na formę elektroniczną.

Podstawa prawna w trzech punktach

Art. 94 pkt 9a KP: pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej.
Art. 94(8) KP: obie postacie są równoważne.
Rozdział 3 rozporządzenia (Dz.U. 2018 poz. 2369): szczegółowe wymagania dla dokumentacji elektronicznej, w tym warunki jej zabezpieczenia i przenoszenia między systemami.

Zakres danych jest w obu formach identyczny; określa go § 6 rozporządzenia. Co dokładnie musi znaleźć się w karcie ewidencji, opisujemy w przewodniku po ewidencji czasu pracy.

Przetestuj bezpłatnie tomHRM

Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.

Załóż konto i testuj

Wymogi dla systemu elektronicznego

System teleinformatyczny, w którym prowadzisz ewidencję, musi zapewniać:

zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem: kopie zapasowe, szyfrowanie, kontrola uprawnień (kto widzi dane, kto może je zmieniać),
integralność treści i metadanych: zmiany w dokumentacji nie mogą być anonimowe ani nieodwracalnie nadpisywać historii,
stały dostęp osób upoważnionych oraz możliwość udostępnienia ewidencji pracownikowi na żądanie (art. 149 § 1 KP),
możliwość wydania kopii lub odpisu w postaci czytelnej, w tym wydruku dla inspektora pracy,
możliwość przeniesienia dokumentacji do innego systemu w ustrukturyzowanym formacie, gdy zmieniasz dostawcę.

Zwykły plik na dysku sieciowym większości tych warunków nie spełnia; dlatego arkusz kalkulacyjny, choć formalnie „elektroniczny”, bywa najsłabszą formą prowadzenia ewidencji. Ograniczenia tego podejścia rozbieramy w artykule o ewidencji czasu pracy w Excelu.

Jak legalnie przejść z papieru na system

Zmiana postaci dokumentacji jest uregulowana wprost:

Odwzorowanie cyfrowe. Papierową dokumentację skanujesz, a odwzorowanie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającą zgodność z dokumentem papierowym (art. 94(9) KP).
Informacja dla pracowników. O zmianie postaci dokumentacji informujesz pracowników (także byłych), którzy mogą odebrać poprzednią postać dokumentów w wyznaczonym terminie (art. 94(10)-94(11) KP).
Od dnia zmiany prowadzisz dokumentację już tylko w nowej postaci.

Ważne uproszczenie w praktyce: obowiązek skanowania z podpisem kwalifikowanym dotyczy zmiany postaci istniejącej dokumentacji. Bieżącą ewidencję dla nowych okresów możesz od razu zacząć prowadzić elektronicznie, bez digitalizowania archiwum, o ile zachowujesz papierowe archiwum zgodnie z okresami przechowywania.

Przechowywanie: 10 lat także w chmurze

Okres przechowywania nie zależy od formy: dokumentację przechowujesz 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b KP, dla zatrudnionych od 2019 r.). Wybierając system, sprawdź więc nie tylko funkcje, ale i gwarancje ciągłości: co dzieje się z danymi po zakończeniu umowy z dostawcą, w jakim formacie je odzyskasz i gdzie fizycznie są przetwarzane (lokalizacja serwerów ma znaczenie dla RODO).

Elektroniczna ewidencja a kontrola PIP

Od 8 lipca 2026 r. inspekcja działa według nowych zasad, a grzywny za nierzetelną dokumentację wzrosły do 60 000 zł (szczegóły w artykule o karach za brak ewidencji czasu pracy). Forma elektroniczna ułatwia kontrolę po obu stronach: inspektor dostaje spójny raport zamiast segregatorów, a Ty masz pewność, że karta ewidencji, grafik i lista płac pochodzą z jednego źródła danych. Podczas kontroli krytyczna jest właśnie spójność tych trzech zbiorów.

Przetestuj bezpłatnie tomHRM

Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy.

Załóż konto i testuj

Najczęstsze pytania

Czy muszę pytać pracowników o zgodę na ewidencję elektroniczną?

Nie. Wybór postaci dokumentacji należy do pracodawcy; pracowników informujesz o zmianie postaci już zgromadzonej dokumentacji.

Czy e-ewidencja wymaga podpisów pracowników?

Przepisy nie wymagają podpisywania kart ewidencji przez pracownika. Pracownik ma natomiast prawo wglądu do swojej ewidencji na żądanie.

Czy mogę trzymać ewidencję u zagranicznego dostawcy chmury?

Tak, jeśli zapewniona jest zgodność z RODO (podstawy transferu danych) i wymogi rozporządzenia co do dostępności i integralności. W umowie powierzenia sprawdź lokalizację serwerów i procedurę zwrotu danych.

Elektroniczna ewidencja bez wdrożeniowego maratonu

tomHRM spełnia wymogi rozporządzenia dla dokumentacji elektronicznej: uprawnienia, historia zmian, kopie danych i raporty gotowe do wydruku dla PIP. Uruchomienie modułu to dni, nie miesiące. Zobacz, jak działa elektroniczna ewidencja tomHRM i testuj 30 dni gratis.