Dokumentacja urlopowa w 2026 roku. Jak ją prowadzić? Jak długo i gdzie przechowywać? Kompendium wiedzy o ewidencji urlopów w 2026!

Jak prowadzić i przechowywać dokumentację urlopową w 2026 roku? Zasady wyznacza rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej — jego tekst jednolity ogłoszono 7 kwietnia 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 474).

W 2026 roku doszły dwie zmiany, które realnie dotykają kadr: od 27 stycznia część wniosków pracowniczych można składać w postaci elektronicznej, a od 8 lipca grzywna za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej wynosi od 2 000 do 60 000 zł.

Dokumentację urlopową prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika

Obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wprowadziło rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 474). Dotyczy ono osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

W 2026 roku dokumenty urlopowe nadal prowadzi się poza aktami osobowymi — jako osobną część dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacja urlopowa to dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, m.in.:

wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, także w trybie na żądanie,
karty urlopowe, jeśli firma je wydaje,
plan urlopów, jeżeli pracodawca go sporządza,
dokumenty dotyczące przesunięcia terminu urlopu i odwołania pracownika z urlopu (art. 164–167 Kodeksu pracy).

Nie wszystkie nieobecności trafiają jednak do tej samej teczki. Poza dokumentacją urlopową znajdą się:

wnioski o urlop opiekuńczy (art. 173(1) Kodeksu pracy) i o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148(1) Kodeksu pracy) — należą do dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia),
dokumenty dotyczące urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174(1) Kodeksu pracy) oraz urlopów związanych z rodzicielstwem — część B akt osobowych; od 19 marca 2025 r. dochodzą tam dokumenty uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy) — część C akt osobowych.

Dokumentacja urlopowa to tylko jedna z części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pozostałe wymienia § 6 rozporządzenia:

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy — sama ewidencja oraz wnioski i zgody dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy (szczegóły: jak prowadzić ewidencję czasu pracy w 2026 roku),
karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej wraz z dokumentami dotyczącymi ekwiwalentu za używanie własnej odzieży, jej pranie i konserwację.

Co ważne, dokumentacja urlopowa nie stanowi części B akt osobowych pracownika.

Przetestuj bezpłatnie tomHRM

Skonsultuj z nami procesy HR i zobacz, jak tomHRM może pomóc w zarządzaniu urlopami i nieobecnościami.

Załóż konto i testuj

Jak długo przechowywać wnioski urlopowe w 2026?

Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).

Ile dokładnie — zależy od tego, kiedy pracownik został zatrudniony:

Nawiązanie stosunku pracy	Okres przechowywania dokumentacji
od 1 stycznia 2019 r.	10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał
od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.	50 lat; 10 lat, jeżeli pracodawca złożył w ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty ZUS RIA — wtedy licząc od końca roku złożenia raportu
przed 1 stycznia 1999 r.	50 lat, bez możliwości skrócenia

Okres przechowywania wydłuża się, gdy dokumentacja stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu (art. 94(4) Kodeksu pracy). Pracodawca będący stroną postępowania przechowuje ją do prawomocnego zakończenia sprawy, nie krócej jednak niż przez ustawowe 10 lat. Jeżeli tylko dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania — okres przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy.

Warto wiedzieć:

Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenia urlopowe, przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Dłuższe przechowywanie dokumentacji daje więc pełny dostęp do danych także wtedy, gdy spór o urlop albo ekwiwalent trafi na wokandę.

Kary za brak dokumentacji urlopowej w 2026 roku

Od 8 lipca 2026 r. obowiązują wyższe grzywny — podniosła je ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473). Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres oraz pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy) grzywna wynosi od 2 000 do 60 000 zł. Wcześniej było to od 1 000 do 30 000 zł.

Inspektor pracy może też zakończyć sprawę mandatem — do 5 000 zł, a przy ponownym wykroczeniu w ciągu 2 lat do 10 000 zł. Te same przepisy obejmują ewidencję czasu pracy; więcej w tekście o karach za brak ewidencji czasu pracy.

Karta urlopowa 2026 a wniosek urlopowy – czy jest jakaś różnica?

Termin „karta urlopowa” jest powszechnie używany w praktyce, ale nie ma on formalnej definicji prawnej. Nie pojawia się w Kodeksie pracy ani w rozporządzeniach dotyczących urlopów pracowników. Uważa się zatem, że karta urlopowa i wniosek urlopowy są tym samym dokumentem. To druk, który pracodawca udostępnia pracownikowi do wypełnienia, gdy ten potrzebuje urlopu wypoczynkowego bądź okolicznościowego. Co istotne, nie istnieje żaden jednolity, narzucony prawnie z góry wzór wniosku urlopowego, który trzeba wykorzystać. Każdy pracodawca może zatem sporządzić go samodzielnie. Są jednak konkretne informacje, które powinny się znaleźć w takim dokumencie.

Niektóre interpretacje uznają kartę urlopową jako specjalny dokument, który potwierdza ubieganie się o urlop oraz jego zatwierdzenie. Jest to wtedy nieobowiązkowy dokument wydawany pracownikowi, by miał potwierdzenie przyznania urlopu. W przypadku posiadania systemu do zarządzania urlopami takiego jak tomHRM, wydawanie karty urlopowej jest zbędne. Pracownik potwierdzenie dni urlopu wypoczynkowego czy innej nieobecności znajdzie zawsze na swoim koncie pracownika.

Sam wniosek o urlop wypoczynkowy nie musi mieć formy pisemnej — przepisy jej nie narzucają. Może zostać złożony na papierze, w systemie HR albo mailem, o ile pracodawca potrafi ustalić, kto go złożył, i zachowa dokument w dokumentacji urlopowej.

Elektroniczna czy papierowa ewidencja urlopów – jak ją prowadzić?

Informacje o korzystaniu z urlopów wypoczynkowych można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej. Pracodawca sam wybiera postać i może ją później zmienić (art. 94(8) Kodeksu pracy); nie musi też trzymać całej dokumentacji w jednej postaci. Niezależnie od wyboru dokumentację trzeba prowadzić tak, by nie uległa zniszczeniu ani utracie i nie miały do niej dostępu osoby nieupoważnione. Dotyczy to wszystkich danych osobowych pracowników oraz dokumentów gromadzonych przez cały okres zatrudnienia.

Od 27 stycznia 2026 r. katalog czynności, których można dokonać „w postaci papierowej albo elektronicznej”, jest szerszy — rozszerzyła go ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25). W obszarze nieobecności dotyczy to m.in. wniosku o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 Kodeksu pracy), zgody na urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy (art. 174(1) § 1 Kodeksu pracy), wniosku o czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wniosku o wyjście prywatne. „Postać elektroniczna” to nie to samo co forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem — wystarczy email, jeśli da się ustalić osobę składającą wniosek.

Jest w tym jednak haczyk: przy dokumentacji prowadzonej na papierze wniosek złożony elektronicznie trzeba wydrukować i opatrzyć podpisem potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 94(8) § 3 Kodeksu pracy). W firmach z segregatorami zmiana, która miała ograniczyć papier, dokłada więc pracy.

Mimo iż opcje są dwie, to e-dokumentacja kadrowa ma sporo zalet, dlatego warto rozważyć jej wprowadzenie. Jakie są korzyści dla pracodawcy i pracowników?

Ekologia i ekonomia – zaprzestanie druku pism wiąże się z generowaniem mniejszej ilości śmieci. A to dla planety zawsze jest dobrym rozwiązaniem, nawet gdy odpady są biodegradowalne; tak jak papier. Co więcej, pracodawca, który zaoferuje swoim pracownikom możliwość składania elektronicznych wniosków o urlop, nie musi dbać o ciągłe uzupełnianie stosu drukowanych kart urlopowych. Mniej papieru to również mniejsze wydatki związane z jego zakupem czy profesjonalnym niszczeniem dokumentów.
Oszczędność czasu – elektroniczne karty urlopowe dla pracowników mogą być generowane automatycznie, co znacznie odciąża pracodawcę. A gdy akceptacja wniosku urlopowego jest wieloetapowa (np. bezpośredni przełożony => kierownik działu => kierownik departamentu), to przebiega znacznie szybciej.
Bezpieczeństwo – e-dokumentacja kadrowa zmniejsza ryzyko zgubienia czy utraty któregoś z wniosków, a tym samym pozwala uniknąć zarówno nieporozumień na linii pracownik-pracodawca, jak i konsekwencji prawnych.
Przejrzystość – przeszukiwanie fizycznych dokumentów obejmujących 10-letni okres archiwizacji może stanowić spore wyzwanie. W przypadku posiadania wszystkich wniosków w wersji elektronicznej szukanie konkretnego pisma przebiegnie znacznie szybciej.
Oszczędność miejsca – stosy segregatorów z aktami pracowników za okres 10 lat zajmują dużo miejsca (szczególnie w większych przedsiębiorstwach oraz korporacjach), a zlecenie ich archiwizacji wyspecjalizowanym podmiotom, które przetrzymują dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej bezpieczeństwa, jest dość kosztowne.

Gdzie przechowywać elektroniczną dokumentację urlopową?

Przepisy nie wskazują konkretnego narzędzia, ale stawiają warunki. Dokumentację trzeba prowadzić i przechowywać w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność i dostępność, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla postaci elektronicznej § 9 rozporządzenia dodaje wymagania wobec systemu: zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność treści i metadanych, stały dostęp osób upoważnionych, ich identyfikację wraz z rejestrowaniem wprowadzanych zmian, skuteczne wyszukiwanie oraz eksport i wydruk dokumentacji.

Wspólny dysk firmowy zwykle tych warunków nie spełnia — nie rejestruje zmian, nie identyfikuje osób z dostępem i nie daje pewności, że plik nie został podmieniony. Bezpieczniej trzymać dokumentację urlopową w systemie, który pilnuje uprawnień i zapisuje historię operacji, np. w naszym systemie HR tomHRM, który usprawni zarządzanie urlopami i wiele innych procesów HR.

Jak wygodnie prowadzić ewidencję urlopów w 2026 r. z tomHRM?

Aplikacja do urlopów tomHRM umożliwia:

Składanie wniosków urlopowych przez pracowników – dzięki dostępowi do gotowego wzoru ani pracodawca, ani pracownik nie będzie musiał się zastanawiać, jak wypisać wniosek urlopowy i które informacje w nim zawrzeć.
Projektowanie różnych typów urlopów i nieobecności zgodnie z obowiązującymi przepisami. W tym własnych dni wolnych charakterystycznych dla zasad danej firmy czy ewidencja zwolnień lekarskich.
Akceptacja oraz odrzucanie wniosków – w tym wieloetapowe ścieżki akceptacji oraz wyznaczanie zastępców.
Powiadomienia mailowe o statusach wniosków.
Obsługę grafiku urlopów dla całych działów i efektywne zarządzanie planowaniem pracy.
Automatyczne naliczanie urlopu, rozliczanie urlopów zaległych i ich monitoring.
Możliwość efektywnego zarządzania czasem pracy zespołu i sprawdzanie dostępności pracowników przez managerów.
Plan urlopów w wygodnym kalendarzu firmowym.
Samodzielne monitorowanie dostępnych dni urlopowych przez pracowników.
Łatwy dostęp do informacji związanych z urlopami dla HR, managerów i pracowników.
Zgodne z przepisami prawa pracy rozliczanie urlopu.
Tworzenie raportów oraz ich eksportowanie do arkuszy – czyli znacznie sprawniejsze prowadzenie analiz kadrowych.
Możliwość integracji z systemem kadrowym – z automatyzacją przekazywania danych pracowniczych, nie trzeba się zatem obawiać o konieczność żmudnego uzupełniania informacji o każdym zatrudnionym.

Podsumowanie:

Dokumentację urlopową prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi (§ 6 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej).
Wnioski o urlop wypoczynkowy trzyma się osobno od ewidencji czasu pracy.
Podstawowy okres przechowywania to 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy; przy starszych zatrudnieniach nawet 50 lat.
Dokumentację można prowadzić papierowo, elektronicznie lub w formie mieszanej — pracodawca wybiera postać i może ją zmienić.
Od 27 stycznia 2026 r. część wniosków, m.in. o urlop bezpłatny, można złożyć w postaci elektronicznej.
Od 8 lipca 2026 r. grzywna za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej wynosi od 2 000 do 60 000 zł.
Prowadzenie elektronicznej ewidencji urlopów w systemie HR tomHRM gwarantuje automatyzację wielu procesów kadrowych.

Podstawa prawna:

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (art. 94 pkt 9b, art. 94(4), art. 94(8), art. 171, art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7, art. 291 § 1).
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 474).
Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25).
Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473).