Rozliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego

Kodeks Pracy w artykule 154 § 1 określa dwa podstawowe wymiary urlopu wypoczynkowego dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego na pełen etat wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Rozliczenie urlopu wypoczynkowego – staż pracy

Artykuł 154¹ Kodeksu pracy precyzuje, że do wymiaru urlopu wliczają się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, niezależnie od przerw w zatrudnieniu, sposobu rozwiązania umowy czy rodzaju wykonywanej pracy.

Do stażu pracy zalicza się również:

• okresy służby wojskowej,
• pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
• pracy za granicą (udokumentowanej),
• prowadzenie gospodarstwa rolnego (ale prowadzenie działalności gospodarczej już nie),
• okresy pobierania nauki w wymiarze:
  • 3 lata – zasadnicza szkoła zawodowa
  • 4 lata – liceum ogólnokształcące
  • 5 lat – średnia szkoła zawodowa
  • 6 lat – szkoła policealna
  • 8 lat – szkoła wyższa.

Okresy nauki nie sumują się – liczy się tylko najwyższy ukończony poziom wykształcenia.  Jeśli pracownik studiował podczas pracy, zalicza się tylko korzystniejszy okres.

Warto pamiętać, że umowa-zlecenie oraz umowa o dzieło nie wlicza się do stażu pracy. Oznacza to, że osoba na umowie – zleceniu, mimo iż odprowadza składki emerytalne, może nie nabrać prawa do minimalnej emerytury.

Elektroniczne wnioski urlopowe i delegacje

Usprawniaj obieg wniosków i rozliczenie

Wypróbuj bezpłatnie

Przejście z 20 na 26 dni urlopu

Przejście z 20 na 26 dni urlopu następuje natychmiast po osiągnięciu 10 lat stażu pracy, (a nie na początku następnego roku kalendarzowego). Ta zasada wynika z artykułu 158 Kodeksu pracy dotyczącego urlopu uzupełniającego.

Zmiana urlopu z 20 na 26 dni w trakcie roku

Przejście z 20 na 26 dni następuje automatycznie po udokumentowaniu 10-letniego stażu pracy. Nie stosuje się proporcjonalnego naliczania – pracownik otrzymuje pełne 6 dodatkowych dni niezależnie od tego, w którym miesiącu roku osiągnął wymagany staż. Niewykorzystany urlop uzupełniający przechodzi jako urlop zaległy do wykorzystania do 30 września następnego roku.

Rozliczenie urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku pracy

Zgodnie z artykułem 153 Kodeksu pracy, pracownicy podejmujący pierwszą pracę nabywają prawo do urlopu stopniowo – 1/12 rocznego wymiaru za każdy przepracowany miesiąc. W kolejnych latach pełny wymiar przysługuje od 1 stycznia.

Wymiar urlopu proporcjonalny do wymiaru etatu

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, biorąc za podstawę odpowiednio 20 lub 26 dni. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (zgodnie z art. 154 § 2 Kodeksu pracy).

Podstawowa formuła naliczania urlopu za miesiąc pracy to wymiar roczny podzielony przez 12 miesięcy.

• Dla wymiaru 20 dni: 20 ÷ 12 = 1,67 dnia za miesiąc (13 godzin 20 minut)
• Dla wymiaru 26 dni: 26 ÷ 12 = 2,17 dnia za miesiąc (17 godzin 20 minut)

Kluczowe zasady wyliczania wymiaru urlopu dla pracownika

• Jeden dzień urlopu = 8 godzin pracy
• Niepełne miesiące zaokrągla się w górę do pełnych miesięcy
• Niepełne dni urlopu zaokrągla się w górę do pełnych dni
• Roczny limit nie może być przekroczony (20 lub 26 dni)

Wymiar urlopu przy niepełnym etacie

Wymiar urlopu dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Kodeks nie reguluje jasno sytuacji, gdy wymiar etatu pracownika zmienia się w trakcie miesiąca kalendarzowego. Praktycznym rozwiązaniem jest przyjęcie, że ustala się wymiar urlopu według wymiaru etatu obowiązującego w pierwszym dniu danego miesiąca. Można też przyjąć, że wymiar urlopu ustala się według wymiaru etatu, który obowiązywał przez większą część miesiąca lub wyższy wymiar zatrudnienia.

Wymiar urlopu w równoważnych systemie czasu pracy

W systemie równoważnego czasu pracy urlop liczy się w godzinach, nie dniach.

Pracownik wykorzystujący urlop w dniu 10-godzinnej pracy “zużywa” 10 godzin z puli urlopowej, podczas gdy w dniu 8-godzinnym – tylko 8 godzin.

• Wymiar 20 dni = 160 godzin urlopu
• Wymiar 26 dni = 208 godzin urlopu

Wszystkim pracownikom, bez względu na wymiar czasu pracy, przysługuje w ciągu roku 4 dni urlopu na żądanie. jest on wliczany w wymiar urlopu wypoczynkowego.

Aplikacja urlopowa tomHRM pozwala na rozliczenie urlopu na żądanie i wypoczynkowego w sposób zgodny z polskim prawem. W ramach tomHRM można zdefiniować dowolny typ urlop i ustawić politykę obsługi takiego wniosku, oraz ustalić ścieżkę akceptacji dla każdego z nich.

Wymiar urlopu dla osób niepełnosprawnych

Artykuł 19 ustawy o rehabilitacji przyznaje pracownikom z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności dodatkowe 10 dni roboczych urlopu rocznie. Łączny wymiar urlopu wynosi więc: Pracuj

• Przy stażu pracy <10 lat: 20 + 10 = 30 dni
• Przy stażu ≥10 lat: 26 + 10 = 36 dni

Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu nabywa się po przepracowaniu roku od daty orzeczenia o niepełnosprawności. W kolejnych latach urlop przysługuje od 1 stycznia.

Wymiary innych typów urlopów

Poza urlopem wypoczynkowym, w niektórych sytuacjach pracownicy mają prawo do innych typów urlopów i nieobecności:

Wymiar urlopu macierzyńskiego:

• 20 tygodni dla jednego dziecka
• 31-37 tygodni dla porodów mnogich (w zależności od liczby dzieci)

Wymiar urlopu rodzicielskiego

• 41 tygodni dla jednego dziecka (43 dla porodu mnogiego)
• w tym 9 tygodni nieprzenoszalnych dla każdego rodzica

Wymiar urlopu ojcowskiego

• 2 tygodnie (14 dni kalendarzowych)

Wymiar urlopu wychowawczego

• 36 miesięcy maksymalnie (72 dla dziecka niepełnosprawnego)

Wymiar urlopu szkoleniowego

• 6 dni na egzaminy
• 21 dni w ostatnim roku studiów

Elektroniczne wnioski urlopowe tomHRM pozwalają zarządzać dowolnymi typami urlopów i nieobecności, tworzyć własne typy i ustalać wymiary dla poszczególnych pracowników. Wygodnie dla pracownika i dla HR.